Qué es WhatsApp Business y cómo funciona

WhatsApp Business es una aplicación de mensajería gratuita diseñada para que las empresas pequeñas la utilicen como herramienta de comunicación profesional. En concreto, con esta aplicación los propietarios de los negocios pueden ofrecer un servicio de atención al cliente mucho más rápido sin necesidad de pasarse las 24 horas del día pendientes del teléfono.

En esta guía te explicamos cómo funciona WhatsApp Business, así como las principales funciones y herramientas que ofrece para que puedas sacarle el máximo partido al integrarla en tu empresa.

Descargar esta aplicación es una de las fórmulas que te permite tener 2 cuentas de WhatsApp en un mismo teléfono.

¿Quién puede usar WhatsApp Business?

La aplicación WhatsApp Business es un servicio gratuito dirigido a todas las pequeñas empresas que quieran emplearlo como vía de comunicación profesional. La interfaz y diseño son idénticas a la aplicación de mensajería de WhatsApp, es decir, que los nuevos autónomos que se sumen a esta plataforma no van a tener que realizar ningún esfuerzo para aprender a utilizarla.

¿Y si ya tengo WhatsApp de empresa?

Si ya tienes una cuenta de WhatsApp de tu negocio en el teléfono del trabajo, puedes transferirla a la aplicación de WhatsApp Business, incluidos los historiales de contacto y los archivos multimedia. Aunque debes tener en cuenta que si lo haces, no podrás volver a transferirla a la versión de WhatsApp normal y tendrá para siempre el perfil de empresa creado en esta plataforma.

Cómo empezar a usar la app

Para usar e integrar esta herramienta en tu negocio, lo primero que tienes que hacer es descargártela. WhatsApp Business está disponible para sistemas operativos iOs y Android y la forma de instalar esta app en tu dispositivo es la misma que en el caso de WhatsApp, puesto que tan solo tienes que verificar tu número de teléfono para comenzar a utilizarla.

Es importante que antes de descargarte la aplicación tengas en cuenta que no puedes usar el mismo número de teléfono en una cuenta de WhatsApp y en otra de WhatsApp Business. En ambos casos es necesario disponer de un número de teléfono exclusivo para emplear la aplicación. Además, WhatsApp Business tampoco permite a los usuarios tener este servicio en varios teléfonos a la vez. Únicamente es posible sincronizar la cuenta con un número de teléfono y, por tanto, usarlo en un dispositivo.

Después de descargártela, puedes empezar a crear tu perfil de empresa. En este momento tienes que detallar cuál es el nombre de tu empresa y la categoría profesional a la que te dedicas. Y debes incluir toda la información que pueda ser útil y relevante para tus clientes. ¿Por ejemplo? Una breve descripción de tu empresa, el horario de atención al público, ubicar en el mapa la dirección completa en la que se encuentra el negocio, dejar los enlaces directos a la web y a las redes sociales de tu empresa, añadir un correo electrónico como vía alternativa de contacto y, por supuesto, incluir una fotografía o imagen del logo de tu marca.

Cómo funciona WhatsApp Business

WhatsApp Business es una aplicación que permite a los autónomos desprenderse del teléfono sin dejar de atender a sus clientes. A través de esta herramienta, los empresarios pueden configurar y redactar mensajes de texto predeterminados, respuestas rápidas y mensajes de ausencia para dar siempre una respuesta inmediata a sus clientes. A través de este servicio, el titular del negocio no solo puede enviar mensajes de texto, sino que tiene la posibilidad de interactuar con sus clientes mediante el uso de archivos, documentos, contactos y mensajes interactivos. Las principales herramientas y funciones que ofrece la plataforma son:

Respuestas rápidas

Esta función ofrece la posibilidad al empresario de dar una respuesta inmediata a los clientes sin tener que estar pegado al teléfono las 24 horas del día escribiendo los mismos mensajes. ¿Cómo? A través de respuestas rápidas configuradas para contestar a las preguntas más frecuentes.

Las respuestas rápidas permiten crear mensajes automáticos sobre los aspectos más importantes de tu negocio, como por ejemplo sobre el precio de los productos más demandados o sobre la duración de una promoción. Son atajos, mensajes rápidos, que puedes configurar para dar solución a las dudas más comunes de tus clientes. La aplicación permite guardar hasta un máximo de 50 respuestas rápidas.

Las puedes categorizar y guardar por palabras clave para acceder a estos mensajes sin tener que buscarlos. Para utilizarlos tienes que acceder al interior de una conversación y pinchar en el buscador como si fueras a escribir. Introducir la barra inclinada (/) y a continuación la palabra clave relativa a esa respuesta. A continuación, se despliega un listado con las respuestas rápidas relacionadas con esa palabra clave que has escrito. Puedes ver un ejemplo en esta imagen que simula el uso de este tipo de respuestas rápidas.

Mensajes de ausencia

Con WhatsApp Business puedes automatizar mensajes para esos momentos en los que necesitas desconectar, te vayas de vacaciones o cuando tengas un día intenso de trabajo que no te permita contestar de forma personal a los mensajes y peticiones de los clientes. Es decir, que con esta función puedes escribir un mensaje de texto en el que puedes detallar el motivo por el que no puedes atender a tu cliente en ese preciso momento y una fecha aproximada de cuándo podrás contestarle.

Con estos mensajes puedes mantener a los clientes informados aunque no puedas hacerlo personalmente, tal y como puedes ver en el ejemplo que aparece en esta imagen:

Los mensajes de ausencia pueden configurarse para enviarlos siempre, en horario personalizado por una circunstancia especial o únicamente fuera del horario comercial. Y pueden enviarse a todos los contactos, a los que no estén guardados en tu lista, a todos marcando algunas excepciones o enviarlo solo a determinados contactos. A quién y cuándo quieres que salte este mensaje es algo que debes configurar. Ten en cuenta que se enviará a aquellos contactos que te hablen en ese momento que has seleccionado y que hayas incluido en la configuración. Pero ojo, porque estos mensajes solamente se envían si el dispositivo tiene conexión a Internet.

Mensajes de bienvenida

WhatsApp Business dispone de una función para crear mensajes de bienvenida. A través de esta herramienta, todos los clientes nuevos que te escriban, recibirán un mensaje inmediato de respuesta en el que puedes presentarte a ti y a tu negocio, tal y como puedes ver en este ejemplo:

Estos mensajes pueden enviarse únicamente a los que no estén guardados en tu lista para que se sientan involucrados en el proyecto y la relación entre el cliente y el empresario comience con muy buen pie. Aunque tienes que tener en cuenta que este mensaje también se envía de forma automática si un cliente con el que no has tenido interacción durante 14 días, te manda un mensaje.

Etiquetas

Las etiquetas permiten a los empresarios categorizar y organizar las conversaciones de sus clientes en diferentes grupos para encontrarlos de un modo más rápido y sencillo. Si por ejemplo eres fotógrafo, puedes organizar a tus clientes por el tipo de pedido que te hagan, como por ejemplo si es para sesiones de bodas, para bautizos o para sesiones de fotos de recién nacidos.

Estadísticas

Otra de las grandes funcionalidades de la app es que permite a los empresarios conocer los datos y evolución del negocio a través del contacto y las conversaciones con los clientes. Las estadísticas muestran cuántos mensajes se envían, entregan, leen y reciben desde la cuenta de empresa para conocer un poco más la experiencia de los clientes.

Catálogo de productos

Por último, WhatsApp Business también puede servirte como herramienta de venta. A través de tu cuenta puedes incluir un catálogo de los productos y servicios que vendes en tu empresa para que los clientes puedan comprar directamente desde un enlace que les envíes a través de la conversación.

Este muestrario aparecerá en el perfil de la empresa. A través de este catálogo puedes describir y detallar de forma individual las características de tus productos, así como el precio y dejar un enlace directo a la página de venta. Todos los propietarios pueden subir hasta un máximo de 500 productos al catálogo.

En definitiva, esta herramienta sirve a las empresas para entablar una comunicación rápida, inmediata y sencilla con los clientes y así resolverles las dudas principales y ofrecerles un servicio más cercano, pero también como vía adicional para vender sus productos y servicios.

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