No más archivos adjuntos con la oficina online

Las Pymes que brindan servicios profesionales realizan un excesivo intercambio de documentos a través del email. Esto genera, en muchas ocasiones, dificultades para organizar, encontrar y analizar la información, no sólo a ellas sino también a sus clientes. Las herramientas tecnológicas como las oficinas online suponen un instrumento de mejora de la gestión y comunicación interna. Pero además de ello representan una oportunidad para las Pymes de ofrecer a sus clientes un método de trabajo que evita las dificultades generadas por un excesivo intercambio de documentos a través del email y lanzándose a la computación en la nube (cloud computing).

Esto, a su vez, permite que esos clientes puedan acceder a su información sin restricciones de horarios y sin tener que solicitarla permanentemente a su ejecutivo de cuentas. Esta fue una de las conclusiones más mencionadas por los asistentes a los talleres realizados por el equipo de Feng Office, que ha desarrollado una aplicación en la web que permite en Madrid, durante el mes de Noviembre.

Asimismo, muchas de las empresas que asistieron a esas presentaciones, manifestaron cuales son los problemas más frecuentes que se generan en relación a los documentos adjuntos que se intercambian con clientes, proveedores y colaboradores externos, a través del email. Los mismos se detallan a continuación:

Dificultades para encontrar documentos: por un lado, los empleados de las empresas que brindan servicios pierden valioso tiempo buscando los documentos adjuntos en sus bandejas de correo electrónico. Sin embargo, el mayor problema ocurre cuando es el cliente quién necesita ese documento. En ese caso, habitualmente recurre a la Pyme que le brinda el servicio para que se lo reenvíe o le recuerde algún dato que le facilite la búsqueda. Esta situación que se repite con frecuencia representa pérdidas de tiempo innecesarias.

Pérdida de información: la acumulación de información en las bandejas de correo es un factor que con el tiempo puede producir daños en la aplicación de correo electrónico, y por tanto la pérdida de información importante. Los archivos adjuntos son los principales responsables de ese volumen excesivo.

Dificultad en el seguimiento de las versiones: muchas veces un archivo sufre modificaciones y por tanto se generan diversas versiones del mismo. Analizar la trazabilidad, es decir, los comentarios y cambios que sufrió en cada etapa, para finalmente determinar cual es la versión más actualizada de un documento, puede convertirse en algo inmanejable a través de la búsqueda de emails.

Por todas estas razones, el email como herramienta de intercambio de archivos está perdiendo su vigencia en el ámbito profesionalm, además de que con esta plataforma se puede disponer en una única vista de todas las versiones de un documento, ordenadas cronológicamente y con todos los comentarios que las personas involucradas realizaron en cada etapa de su elaboración, minimiza los errores y facilita la rápida trazabilidad del mismo.

En cambio, las plataformas de colaboración como Feng Office, surgen como la alternativa ideal para las Pymes que brindan servicios profesionales y que desean incorporar una herramienta que facilite la comunicación y, sobre todo, la colaboración entre una empresa y sus clientes corporativos, colaboradores y proveedores. Si bien la incorporación de estas tecnologías implica un proceso de aprendizaje, en casos como Feng Office la curva de adaptación se ve reducida por ser una herramienta muy intuitiva.

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