MultiÓpticas ahorra 60.000 euros al año por la facturación electrónica

MultiÓpticas emite al año cerca de 16.500 facturas. Con el sistema de facturación tradicional la compañía imprimía un total de 132.000 hojas a doble cara, lo que suponía unos gastos de impresión de alto volumen que representaban 8.400 euros al año; 1.600 euros en sobres; y 30.600 euros en sellos y franqueado. Con la factura electrónica, MultiÓpticas ha logrado reducir los gastos de gestión, logística y transporte, y ya no necesita dedicar recursos durante más de tres días a imprimir, clasificar y ensobrar las facturas -cuyo coste aproximado ascendía a 12.960 euros al año-. De esta forma, MultiOpticas se ha beneficiado del cambio a la e-factura no sólo con un importante ahorro de costes -estimado en 59.160 euros al año-, sino también con una inmediatez en el proceso de emisión de facturas, así como de un almacenamiento de los datos más eficaz.

La facturación de MultiÓpticas se lleva a cabo de forma centralizada con el consiguiente envío posterior de las facturas a cada socio. A través de la consultoría e implementación tecnológica realizada por Drago para la implantación de la e-factura, el proceso se ha hecho cíclico: el usuario puede visualizar la factura en la intranet de MultiOpticas, consultarla en un sistema ERP, crear el documento en PDF y firmarlo y almacenarlo de forma sencilla e inmediata. “El proyecto que hemos desarrollado en un mes incluyó las siguientes fases: creación de una carpeta de entrada de documentos a firmar, una para documentos firmados, instalación y configuración de la solución seleccionada, configuración del sistema de facturación, de pedido y albaranes”, declara Alejandro Rubio, Director de Seguridad y Sistemas Drago, la consultora que ha desarrollado el proyecto. “Gracias al sistema de factura electrónica con tecnología de ipsCA, mejoramos las condiciones y los procesos de todo nuestro entorno de facturación, primando la sencillez la ligereza y la robustez de la solución”, afirma Oscar Alonso, Director de Sistemas de Información de MultiOpticas. “La factura electrónica aporta beneficios tanto para el emisor como para el receptor, que sumados a los importantes ahorros que trae consigo para todo el colectivo constituyen un sistema totalmente rentable para cualquier compañía”.

“Para el receptor, las ventajas son mayor rapidez y fiabilidad en la tramitación y consolidación de la factura y un procedimiento seguro que garantiza la autenticidad e integridad de la factura y una mejor relación con el receptor de la factura. La información queda publicada al instante y la plataforma funciona con rapidez y consistencia”, añade Alonso. En palabras de Rodolfo Lomascolo, Director General de ipsCA, “la factura electrónica ayuda a las empresas a ser más ágiles, eficaces y productivas, además de propiciar un atractivo ahorro de costes respecto a la factura tradicional para cualquier gestor”.

El sistema de factura electrónica implementado por Drago ha proporcionado a MultiÓpticas una mejor gestión de sus recursos en infraestructura TI, se basa en la herramienta U-sign Server de ipsCA, desarrollada para firmar electrónicamente todo tipo de documentos (facturas, contratos, órdenes de aprobación, etc.) desde un servidor. A la característica de generar gran cantidad de documentos firmados electrónicamente en breve tiempo, se une la automaticidad del proceso, es decir, no necesita la intervención del usuario, lo que agilizan aún más las operaciones y permite establecer múltiples procesos simultáneos.

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