La Casa Real debería archivar todos sus emails para cumplir con la Ley

La investigación del caso Nóos ha vuelto a convertir al correo electrónico en el protagonista de las noticias del día, en la medida que emails comprometedores han imputado a la infanta Cristina en el proceso que está salpicando la imagen de la Casa Real y por el que se acusa a su marido, Iñaki Urdangarín, de presuntas corrupciones y desvío de fondos públicos. Cada vez más los correos electrónicos forman parte de los procesos judiciales y se utilizan como prueba. El intercambio de emails es un canal de comunicación muy utilizado en las empresas independientemente del sector y del tamaño, un sistema de comunicarse entre los propios empleados y entre empresa y cliente como en el caso de la agencia de detectives Método 3 y sus clientes. Quienes ocupan cargos públicos e incluso personalidades como Iñaki Urdangarin y la infanta Cristina, usan los correos electrónicos en su día a día. En este sentido, los emails son piezas clave para conocer a que compromisos llegan las instituciones públicas y las personas relevantes durante su mandato.

La Directiva Europea 2006/24/cE y la Ley 25/2007 ya se refieren a la conservación de datos generados a través de las comunicaciones electrónicas. Todos los organismos (empresas, administraciones públicas…) deberían tener un sistema para archivar todo el correo entrante y saliente.

¿Se cumple con la obligación?

Pero, las instituciones públicas, organismos, corporaciones, las empresas ¿están preparadas para conservar debidamente todos los emails que se generan y se reciben? ¿Están preparadas para localizar de forma ágil cualquier email en cualquier momento que la justicia lo requiera independientemente de su antigüedad? ¿Están cumpliendo con la obligación de conservar los datos relativos a las comunicaciones electrónicas? Y en caso afirmativo, en el momento de acceder a esta información ¿tienen garantías de que ésta se extrae del sistema conservando plenamente su integridad?

Gestión incorrecta emails en el caso de Olvido Hormigos

Algo similar ocurrió con la gestión de emails con el escándalo del video de la exconcejala del PSOE Olvido Hormigos, por el aprieto en que se puso a la alcaldía de Yébenes, en Toledo, por no poder aclarar si se ha enviado dicho correo con el video del escándalo desde sus dependencias. Este hecho se podría haber evitado si tuvieran las herramientas adecuadas para cumplir con la directiva europea.

Expertos en la gestión de correos electrónicos de la empresa eDiscovery señalan que “la conservación de la información digital es clave y existen algunas herramientas como MailStore proveniente de Alemania, país pionero en legislación referente al archivo del email. Es el software de almacenaje y archivado del email que conserva los correos electrónicos entrantes y salientes al instante, evitando cualquier incidencia debido a una manipulación posterior o perdida expresa o fortuita. Cumpliendo además con la legislación vigente”.

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