¿Cómo será la oficina del futuro? Dicen que será un lugar agradable

Según el fabricante de muebles de oficina Ofiprix, las oficinas del futuro tendrán entornos de colaboración, espacios para la concentración y áreas de descanso. Así de primeras esto suena un poco a ciencia ficción pero, quien sabe, quizá los empresarios decidan crear un entorno agradable de trabajo de una vez por toda. El tiempo lo dirá.

La empresa Ofiprix está convencida de que pronto las empresas fomentarán el trabajo en equipo, facilitarán la concentración, e incluirán espacios de descanso y áreas para ser ocupadas por diferentes empleados. Según ellos, la oficina cambia, y con ella, el modo en el que se distribuye y en el que se diseñan los muebles de oficina. Los espacios de trabajo se reinventan y los muebles se adaptan a las necesidades y a las nuevas tecnologías.

Trabajo en equipo pero con área para la concentración y el descanso
La nueva oficina promueve el trabajo en equipo con espacios preparados para las reuniones y entornos de colaboración y reflexión. Sin embargo, una de las nuevas tendencias en el diseño del espacio de trabajo es la inclusión de zonas de descanso para los trabajadores, “cada vez más, en las oficinas se incluyen zonas para la relajación, útiles para el descanso, pero también para la creatividad”, sostienen desde Ofiprix. Es cuando en la oficina aparecen los sillones relax, los sofás, las áreas con luz tenue, y colores cálidos. En consonancia con esto está la aparición de zonas ideadas para la concentración y la individualidad, “muchas veces, para poder concentrase y crear es necesario que el empleado tenga su propio espacio. Es por esto que muchas empresas están incluyendo en sus sedes lugares exclusivos para la concentración”. Limpieza visual

Una de las modas claras en lo que a diseño de oficina se refiere, es la creación de espacios diáfanos, visibles, con cristales, y poca separación. Espacios en los que se aprovecha al máximo la luz natural y en los que se opta por la claridad, evitando el exceso de compartimentación de otras épocas. “Es lo que se ha venido a llamar como “limpieza visual”, es decir, se trata de evitar aquellos elementos que rompan las líneas, que provoquen ruptura, en pos de la sensación de amplitud”, comentan desde Ofiprix, “esto tiene mucho que ver con la necesidad de crear espacios de trabajo en lugares con pocos metros cuadrados, y, por tanto con la necesidad de aprovechar al máximo el espacio y dar sensación de amplitud”. Los muebles se adaptan a los nuevos dispositivos móviles y al teletrabajo

Los nuevos dispositivos móviles, como el iPhone, el iPad, etc, han hecho que el diseño de los muebles de oficina se transforme y se adapten a éstos, “los muebles incluyen soportes y áreas pensadas para los nuevos dispositivos, para su utilización de un modo cómodo”. Del mismo modo, el teletrabajo trae consigo la aparición de entornos de trabajo de colaboración. Es decir, áreas de trabajo utilizadas por trabajadores que suelen trabajar desde diferentes lugares, pero que, en alguna ocasión necesitan la oficina para hacer alguna gestión, “son como despachos sin dueño fijo en los que existen todos los elementos útiles para el trabajo”. Del mismo modo, otra de las tendencias en el diseño de muebles es la creación de muebles transformables: sillas que se convierten en mesas, mesas individuales que se adaptan a otras para conseguir mesas de reuniones, etc.

¿Y si dejamos que los empleados creen y diseñen la oficina?

Las técnicas de algunas empresas en el ámbito de la motivación buscan la innovación por encima de todo. Ése es el caso de Diageo, los propieatarios de marcas como J&B, Johnnie Walker o Baileys, donde sus empleados han participado en el diseño, desarrollo y decoración de su nueva sede en Madrid. El proyecto, que ha durado más de un año, y que en Diageo han denominado Movimiento YSI?, supone una novedad absoluta en España.

El pasado 21 de febrero, la central de Diageo en España, se trasladó a nueva ubicación en la Avenida de la Victoria, en Madrid. Con cerca de 9.000 metros cuadrados, distribuidos en 6 plantas, el nuevo edificio, que fue alquilado antes de su construcción por un periodo mínimo de 10 años, ha contado desde el inicio de las obras con la implicación de todos los empleados y departamentos de la compañía.

A través del denominado Movimiento Ysi?, Recursos Humanos y el departamento de Employee Engagement, centrado en la activación de plataformas de motivación y la gestión de la comunicación interna, han conseguido promover pasión y orgullo por la compañía y hacer partícipes, al mismo tiempo, del nacimiento y la creación de las nuevas oficinas a todos sus empleados.

Para lanzar la campaña se elaboró una primera fase -fase teaser- dirigida a despertar la curiosidad de los empleados con mensajes en ascensores, baños, postales electrónicas: ¿Y si lo ves desde otra perspectiva?, ¿Y si entras?, ¿Y si lo sientes? y que desvelaría finalmente el cambio de oficinas y su ubicación con el mensaje ¿Y si nos movemos?

A partir de ese momento se promocionó la participación activa de los empleados a través de un site con toda la información sobre el cambio, encuestas y concursos junto con la creación de cuatro grupos con empleados a modo de foro para tratar temas referidos a conciliación, bienestar, Actitud social y “new age” (relativo a decoración). A través de estos grupos y el Movimiento Ysi? los propios empleados han elegido el mobiliario, la decoración, han propuesto y votado el nombre del edificio, el uso libre del parking, y han podido opinar sobre todos los aspectos dirigidos a construir un entorno laboral con las mejores condiciones.

¿Y si creamos un gran lugar para trabajar?; ¿Y si le das nombre?; ¿Y si nos dices lo que necesitas? son algunas de las preguntas lanzadas a los empleados desde el departamento de Employee Engagement, responsable además de la creación de un show room sobre el nuevo edificio en las antiguas oficinas de Ática, donde los empleados han tenido la oportunidad de conocer el proyecto, la maqueta inicial del edificio, sus características e incluso probar y seleccionar el material que se adaptase mejor a su área de trabajo o a sus necesidades profesionales (salas de reuniones, espacios de concentración, sillas de trabajo, ordenadores, mesas…).

El objetivo, según Ana Lara, Directora de Recursos Humanos, ha sido “ilusionar desde el principio a todos nuestros empleados y convertir las nuevas oficinas en un espacio cómodo y creativo, que recogiera no sólo la esencia de Diageo sino las peticiones de cada uno de nuestros equipos. Desde que empezamos, en junio de 2010, a proyectar el Movimiento YSI?, la implicación de nuestros empleados en el diseño y la decoración de las nuevas oficinas ha ido en aumento y nos ha permitido, además, generar una comunicación más directa con toda la plantilla de Diageo e impulsar, desde nuevos ángulos, su crecimiento y desarrollo personal y profesional. Hemos creado toda una campaña de emoción interna alrededor del Movimiento YSI?, y juntos hemos decidido y definido qué características y servicios debería tener el nuevo edificio: servicio de fisioterapia, parafarmacia, tintorería…”

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