El tiempo es oro y se desaprovecha en una de cada cuatro reuniones de trabajo

La afirmación popular ‘el tiempo es oro’ está muy vigente en los círculos empresariales. Aprovechar mejor el tiempo y los recursos es un objetivo al que aspiran muchas empresas europeas que se ven forzadas a producir más a partir de unos recursos limitados. Un ejemplo de poca eficacia está en las reuniones que se dan a diario en las empresas, pues con frecuencia adolecen de varios problemas como la carencia de un orden del día, la digresión hacia otros temas distintos a los originariamente propuestos y la falta de un seguimiento adecuado de los acuerdos alcanzados. Sin embargo, el producto de estas reuniones resulta fundamental a la hora de alcanzar metas y objetivos. Los propios trabajadores admiten que una cuarta parte del tiempo dedicado a las reuniones es tiempo perdido.

¿Cuánto tiempo pasamos en reuniones de trabajo?

Si se tiene en cuenta que la media de tiempo que emplea un oficinista en reuniones ronda las dieciséis horas semanales, resulta patente la necesidad, sobre todo para las PYME, de contar con herramientas adecuadas que permitan aprovechar los conocimientos y las decisiones resultantes de dichas reuniones.

Mejor gestión de las reuniones de trabajo

Investigadores de Alemania, España, Suiza y Reino Unido se unieron al proyecto colaborativo DOCUMEET para dar con una solución a este problema. El equipo al cargo se propuso diseñar una plataforma integrada que permitiese estructurar y gestionar mejor las reuniones y documentar, difundir, investigar y poner en práctica las conclusiones de cada reunión con mayor facilidad.

Como paso inicial describieron los problemas más comunes que se encuentran las PYME en este sentido. Uno de ellos fue la falta de una estructura organizada destinada a registrar las reuniones. Gracias a una serie de encuestas se descubrió que el registro de las actas de las reuniones resulta costoso en términos de recursos humanos y que dichas actas en contadas ocasiones se distribuyen adecuadamente o se integran en la base de conocimientos de la empresa. Esta situación provoca que se pierdan ideas, no se realice un seguimiento de las decisiones adoptadas y sea necesario volver a concertar una reunión.

DOCUMEET, plataforma para gestionar las reuniones de trabajo

Aunque existen distintos productos comercializados que permiten transcribir o gestionar las reuniones, la mayoría de las PYME aún no aprovechan en su totalidad las soluciones que existen para documentar de manera automática, exhaustiva, fiable y asequible estos encuentros. La plataforma DOCUMEET aportará una solución que registre, transcriba, resuma y documente las reuniones mediante una unidad de grabación específica. La plataforma contará con un sistema de reconocimiento de voz automático, se adaptará al que tiene la palabra y aplicará un paradigma para lograr resúmenes de las reuniones.

Si bien el producto de DOCUMEET se orientará a proveedores de salas de reuniones y centros de negocios, cualquier organización que mantenga reuniones podría aprovechar la invención, surgida a través de un proyecto europeo colaborativo al que la Comisión Europea aportó 1.147.925 euros y cuya gestión recae sobre la Agencia Ejecutiva de Investigación (AEI) en virtud del tema «Investigación en beneficio de las PYME» perteneciente al Séptimo Programa Marco (7PM).

Las ventajas de optimizar el tiempo de trabajo

“No tengo tiempo, el día no tiene suficientes horas” son frases habituales entre empresarios, profesionales y empleados. El sentimiento de falta de tiempo se ha generalizado en el mundo laboral y en la vida privada y las 24 horas del día parecen no ser suficientes. Sin embargo, el problema no es la escasez, sino el uso. El tiempo es un recurso y de cómo se administre dependerá la satisfacción personal y también el éxito profesional, pues la capacidad de gestionar bien el tiempo es una habilidad que las empresas valoran cada vez más en sus trabajadores, puesto que conlleva una mejora de la productividad y la competitividad de la compañía.

Por ello la Cámara de Comercio de Madrid ha organizado la jornada “Gestión del tiempo”, con el objetivo de facilitar a las pymes madrileñas la adquisición, implementación y desarrollo de técnicas que permitan racionalizar la jornada laboral.

Precisamente, una mala organización del tiempo puede causar estrés laboral, una de las enfermedades más comunes entre los trabajadores, que provocó el 7 % de las bajas laborales en 2008, altas tasas de rotación y el 50 % del absentismo no justificado en la empresa. De hecho, el 25 % de los españoles que sufren estrés lo padecen debido a la falta de tiempo, según una encuesta sobre estrés laboral realizada por la Organización de Consumidores y Usuarios (OCU) en 2009.

Desarrollar un método para un uso eficaz del tiempo

Para una buena gestión del tiempo es conveniente seguir un método y determinar el trabajo que hay que hacer, saber exactamente en qué consiste cada tarea para ejecutarla o hacerla desarrollar en las mejores condiciones así como conocer la importancia y prioridad de las acciones que se han de realizar para organizar el trabajo en un tiempo adecuado.

Para trabajar con método es necesario hacerse las siguientes preguntas:

¿Qué?
Anotar según se presentan, todos los trabajos aún los más insignificantes, resaltando aquellos que se han de ejecutar en un plazo no especificado.

¿Cuándo?
Definir aquellas tareas que hay que ejecutar de forma urgente, cuáles son prioritarias por su importancia, cuáles se pueden delegar y cuál es mejor olvidar.

¿Cuánto?
Analizar si se está agobiado porque hay una sobrecarga real de trabajo, porque no se sabe organizar o por perder tiempo inútilmente.

¿Para qué?
Por muy bueno que haya podido ser un impreso o un informe en el momento de su creación, es bueno saber si sigue siendo necesario.

¿Por qué?
Un trabajo no tiene valor en sí mismo. Para no trabajar a ciegas, hay que entender el por qué. Para ello se debe escuchar atentamente y hasta el fin las órdenes que se reciben y, si es preciso, obtener información complementaria o buscar puntos de comparación.

¿Cómo?
Para mejorar los métodos de trabajo es necesario estar en condiciones de fijar las necesidades, conocer los tiempos de ejecución, analizar los métodos para suprimir las operaciones inútiles y mejorar el modo operativo y limitar los imprevistos. Además, es importante combatir los ‘robatiempos’, es decir, aquellas situaciones internas o externas que quitan tiempo para realizar los deberes y responsabilidades como las distracciones personales o no saber delegar.

Estas pautas pueden ayudar al empresario o al empleado de la compañía a gestionar más eficazmente el tiempo laboral. Basta con invertir los primeros y los últimos cinco minutos de la jornada laboral a planificar el día y programar el siguiente.

De esta forma el empresario, profesional o empleado podrá disfrutar de los diversos beneficios que conlleva un manejo efectivo del tiempo. Entre estas ventajas está reducir el estrés que puede provocar el hecho de tener que cumplir con tantas tareas en 24 horas; los empleados pueden desarrollar su trabajo con mejor calidad y en su horario, lo que supone que la empresa puede atender mejor a los clientes sin aumentar el personal o el espacio de oficina. Además, el manejo adecuado de tiempo ayuda a acordarse de las obligaciones, reuniones y eventos o fechas especiales.

Una efectiva gestión del tiempo, clave para conciliar trabajo y familia

Una adecuada gestión del tiempo es la clave para conciliar vida laboral, personal y familiar. En este sentido, la Cámara de Comercio de Madrid asesora a las empresas en esta materia por medio de jornadas y talleres de conciliación para mostrar a las pymes de la región la necesidad de aplicar medidas que ayuden a los empleados a manejar eficazmente su tiempo y que contribuyan, entre otros, a mejorar el clima laboral, reduciendo así la aparición de enfermedades como el estrés laboral, la depresión o la ansiedad.

Además, la Cámara, en colaboración con el Ayuntamiento de la Madrid, la Unión General de Trabajadores (UGT) y Comisiones Obreras (CC.OO.), creó el año pasado el servicio Concilia Madrid, en donde un equipo de profesionales asesora de forma gratuita a las empresas para la adopción de medidas de mejora del clima laboral en los centros de trabajo. Estas medidas están dirigidas a renovar las condiciones de empleados y optimizar la estrategia empresarial.

Diez cosas que hacer para combatir la falta de tiempo en el trabajo

Como decía el escritor español Jovellanos, “sólo falta el tiempo a quien no sabe aprovecharlo”. El tiempo es un bien escaso, hay que conseguir administrarlo de la mejor manera posible, puesto que no aumentará a nuestro gusto, si no que nos tendremos que conformar con el que disponemos, pero ¿cómo administrarlo de la manera más eficiente posible?

Es muy difícil conseguir un método único para todos, puesto que cada uno conoce sus propias posibilidades, por lo que te ofrecemos una serie de orientaciones para conseguir diseñar un método de control de tiempo personalizado, utilizando las siguientes técnicas.

1. Contabiliza los tiempos muertos

Establece un seguimiento diario de todas tus tareas realizadas durante un período de una semana. De esta manera, podrás analizar la cantidad de tiempos perdidos o asuntos inesperados que reclaman tu atención, con cuestiones sin tanta importancia, en las que invierte una notable cantidad de minutos.

2- Jerarquizar

Ésta es una palabra clave en cuestiones de exprimir al máximo el tiempo, te ayudará a priorizar y diferenciar asuntos o tareas según importancia, interés, necesidad y urgencia. Así podremos reorganizar todas nuestras funciones y rendir al máximo en nuestro tiempo.

3- Concentración

Una vez priorizadas las tareas, céntrate en exclusividad al asunto del momento, sumérgete en esa tarea y aíslate de todo lo demás.

4- Delegar

Hay que intentar rodearse de un buen equipo de colaboradores, a quienes puedas encomendar algunas de tus tareas, para aliviarte en carga de trabajo. Si jerarquizas bien, existen ciertas tareas que las pueden desempeñar algunos de tus colaboradores, si les formas y enseñas previamente.

5- Compaginar tareas

Existen tareas totalmente compatibles, sé imaginativo y concilia ciertas tareas, como por ejemplo realizar una llamada mientras te diriges a una reunión.

6- Saber decir “no”

A lo largo del día siempre aparecen reuniones, comidas, conferencias,… que a la larga no son realmente necesarias. Hay personas que parecen estar desocupadas todo el día, sé cortés con ellas, pero inflexible evitando que te roben tu tiempo.

7- Planificación

Con un exhaustivo plan de todas las tareas podrás rentabilizar tus jornadas de trabajo al máximo. Ésta es una tarea aburrida a la cual hay que dedicarle bastante tiempo, pero que te puede permitir ahorrar bastante a futuro.

8- Inevitable perder cierto tiempo

Hay que ser consciente que, a pesar de tanta planificación y reorganización de tareas, siempre aparecerán “fuegos que apagar”, “conversaciones que escuchar”, “llamadas telefónicas ineludibles”,… que nos demorarán nuestra tareas. Por ello una recomendación es guardar cierto tiempo para la improvisación del día a día.

9- Diferenciar vida laboral con personal

“No es lo mismo trabajar para vivir que vivir para trabajar”. Hay que saber desconectar tu vida familiar y personal del trabajo, para disfrutar de buenos momentos que te recarguen de energía.

10- Cuando todo falle,

cuando tu plan se esfume, cuando el trabajo se acumule, cuando no sepas por dónde empezar, no te angusties, respira hondo, airéate, haz algo diferente a lo que sueles hacer, y reinicia tu tarea lo más fresco posible.

Las mayores pérdidas de tiempo en el trabajo vienen por…

El grupo de recursos humanos Randstad ha llevado a cabo un análisis sobre cómo se gestionan los tiempos de trabajo en el día a día de la oficina. De esta forma, ha identificado cuáles son los principales ‘ladrones de tiempo’ que afectan tanto al empleado -de cara a la conciliación de la vida laboral y personal- como a la empresa, dado que una mala administración de los tiempos dedicados a cada tarea influye negativamente sobre la productividad y la competitividad así como la conciliación laboral y familiar.

Según el análisis efectuado, para combatir la mala gestión del tiempo hay que contar con una buena planificación, saber priorizar unas tareas sobre otras, no abusar de las reuniones y cumplir en la medida de lo posible con los horarios, tanto para el trabajo como para el descanso, tratando de aplicar la regla de ocho horas de trabajo, ocho de tiempo libre y ocho de descanso.

Así, Randstad ha elaborado un listado con los diez principales ‘ladrones de tiempo’, incluyendo consejos para evitarlos:

1. Falta de definición del trabajo que debe realizarse: En primer lugar es fundamental que cada miembro de la plantilla tenga claras cuáles son sus funciones y tareas de desempeño, así como sus objetivos y prioridades.

2. Trabajo excesivo o mal dimensionado: Trabajar más horas no es sinónimo de mayor productividad. Las empresas restan cada vez más importancia a la cantidad de horas en el puesto y valoran más las actividades realizadas. En cuanto al trabajo excesivo, siempre que sea posible hay que saber delegar tareas para poder dedicar más energías a las actividades realmente importantes. Asigne un tiempo a cada tarea y confirme el periodo que les ha adjudicado una vez realizadas. Es importante priorizar, utilizando un criterio de urgente o importante.

3. Falta de planificación: Hay que determinar el tiempo estimado que requiere cada una de las tareas y establecer una agenda y un sistema de trabajo adecuados para desarrollarlas eficientemente. También hay que detectar los hábitos obsoletos y buscar nuevas formas de hacer las cosas, buscando apoyo en nuevas herramientas. Es conveniente realizar una planificación diaria, semanal y mensual y revisar con frecuencia cada una de ellas.

4. Comunicación con fallos: A la hora de comunicarnos, hay que ser claros, directos y concisos, y saber escuchar atentamente y preguntar si hay alguna duda. Es imprescindible confirmar que el mensaje transmitido se ha entendido correctamente.

5. Desorden en la mesa y el ordenador: Además de ahorrarnos tiempo, evitaremos sustos o disgustos manteniendo un orden diario y archivando documentos y datos en el ordenador o en soporte físico. Hay que ser disciplinado y realizar copias de seguridad así como eliminar lo que no nos sirve, para no acumular una montaña de papeles o archivos y correos electrónicos.

6. E-mail: Lo fundamental es controlar de forma periódica pero no continua la bandeja de entrada, crear carpetas para archivar los mensajes, desconectar el aviso automático de los mensajes para evitar interrupciones y organizar la carpeta de elementos enviados. Un buen programa antis-spam puede ser fundamental para evitar el número de entradas.

7. Reuniones y entrevistas: Aquí tienen cabida aquellas personas que vienen a distraernos de nuestras tareas y detienen nuestra actividad con pequeñas interrupciones. Las reuniones deben tener un orden del día, y en caso de que haya temas que no sean de la competencia de algún empleado, éste debe poder salir de la reunión cuando se traten estos temas. Por otra parte, se recomienda cambiar las comidas de trabajo por desayunos, puesto que estos roban menos tiempo. Incluso en ocasiones puede sustituirse por una conversación telefónica. Tras las reuniones hay que hacer un acta y convertir las acciones previstas en tareas, asignarles fechas y responsables para que se concreten y, por supuesto, realizar un seguimiento posterior de los temas tratados.

8. Teléfono: Siempre ha sido un ladrón del tiempo y más desde el uso de los teléfonos móviles. También aquí es importante ser conciso se puede desviar la línea al buzón personal y responder de forma mecánica todas las llamadas a la vez, así se reduce el tiempo que se da a cada una de ellas ya que sabemos que tenemos otras esperando por realizar.

9. Cansancio físico y mental: Por supuesto que el cansancio es un auténtico ‘ladrón del tiempo’. Para luchar contra él, hay que tratar de aplicar la regla de ocho horas de trabajo, ocho de tiempo libre y ocho de descanso. La creatividad y la innovación están directamente vinculadas con el descanso.

10. Falta de disciplina: La falta de autodisciplina lleva a la dispersión en las tareas. Para corregir este hándicap es especialmente necesaria la planificación diaria, la constancia y, lo más importante, la voluntad.

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