El teletrabajo y las videoconferencias suponen más de 1.200 euros de ahorro

Además de presentar un importante ahorro de costes, de más de un 30 % al año para una pyme según datos de la empresa Axiatel, los servicios por Internet permiten reducir las emisiones de CO2 que se generan en los desplazamientos a los lugares de trabajo o reuniones. Para este prevé que se cuadrupliquen las peticiones de estos servicios a las empresas de telecomunicaciones.

Así, una PYME podría ahorrar hasta 1.200 euros al año, un ahorro tanto en transporte como en tecnología, pues el usuario sólo necesita ordenador, conexión a Internet y webcam. La tecnología de la videoconferencia permite al usuario estar presente en todas partes sin la necesidad de desplazarse, y es un modo de reunión mucho más eficaz en comparación con otros servicios, como la central telefónica o el correo electrónico.

En los dos últimos años, la videoconferencia y el teletrabajo resurgieron a raíz de eventos como la gripe A, las huelgas de transporte y la climatología adversa. Se trata de una tecnología que se adapta tanto a grandes empresas como a PYMES, a comerciales, trabajadores a distancia o a cualquier empresario que quiera rentabilizar su tiempo.

En general, las soluciones de movilidad , conference call , centralita virtual y la videoconferencia mejoran la gestión de los modelos de organización del trabajo en equipo y las relaciones con los clientes, al tiempo que permiten reducir costes. Es por ello que cada vez son más las empresas que apuestan por estas soluciones. Axiatel prevé que en el próximo año la utilización por parte de las empresas de estos servicios se podría multiplicar por diez. Esta empresa de telecomunicaciones cerró el año pasado con un incremento de clientes del 200 %, y para 2011 prevé un aumento de un 400 %.

Las soluciones de movilidad: protección para el medio ambiente
Otra ventaja que hay que tener en cuenta de estas soluciones de movilidad es el importante ahorro que supone para el medio ambiente en emisiones de CO2. Los desplazamientos en coche, tren o avión, no sólo son costosos para la empresa, sino también para el medio ambiente. Por ejemplo, en un vuelo de poco más de una hora y media se emiten 0.32 t. de CO2 por cada viajero, un coste para el medio ambiente que se podría ahorrar con soluciones de conferencia virtual.

Teletrabajo, jornada parcial o videoconferencia ya

A pesar de que la cifra de paro llega al 20 % y la situación económica está lejos de ser estable, las prioridades de los trabajadores no han cambiado en el momento de pensar en un posible cambio de empleo. La seguridad laboral es el factor que determina su decisión, pero otros factores van cobrando importancia. De hecho, la conciliación sigue estando presente en las inquietudes de los empleados y en ocasiones se convierte en un factor decisivo a la hora de buscar un trabajo.

La consultora de recursos humanos Randstad ha preguntado a 1.242 personas sobre si la conciliación es un factor importante cuando se busca empleo. El resultado es que el 76 % de consultados reconoce que la conciliación es un factor importante para ellos a la hora de buscar trabajo; completan el total un 18 % de encuestados que reconocen que otros factores pueden ser más influyentes en su decisión y un 6 % que afirman que este punto no es relevante a la hora de buscar una nueva oportunidad laboral.

Esto indica que las empresas deben prepararse ante la evolución del mercado laboral. Si bien el aumento del paro ha reducido las tasas de rotación de las compañías, esto sólo es consecuencia de que los trabajadores están esperando a que la situación laboral mejore para cambiar a una compañía que cumpla sus necesidades. Por este motivo, Randstad alerta de una posible fuga de talento tan pronto la situación laboral se estabilice. Aquellas empresas que no sean capaces de ofrecer a sus trabajadores la posibilidad de conciliar la vida laboral y la personal pueden perder a sus trabajadores más valiosos, que buscarán en el mercado compañías que ofrezcan mayor flexibilidad.

Fórmulas de conciliación
En la actualidad hay numerosas formas de conciliación que son aplicables en las empresas, aunque si se analiza su implantación, se observa que todavía hay un largo camino por recorrer.

* Teletrabajo. Literalmente significa trabajo a distancia, pero indica aquel empleo que se realiza de manera habitual en un lugar diferente al puesto de trabajo. No obstante, todavía es un mecanismo por desarrollar: tan sólo el 15 % de las empresas tiene algún empleado trabajando desde casa.

* Jornada parcial. Sólo el 13,33 % del total de trabajadores tiene jornada parcial, de los cuales un 78 % son mujeres.

* Videoconferencia. La reducción de los viajes de trabajo y la realización de reuniones a través de conferencia o videoconferencia ayuda a que los empleados puedan cumplir mejor con sus horarios y de esta manera sea más fácil la conciliación.

* Permisos de maternidad. En 2010 los permisos de maternidad han descendido: 83.387 corresponden a permisos disfrutados por la madre y 1.333 a permisos disfrutados por el padre.

* Excedencia por cuidado de un familiar. La excedencia por cuidado de familiares es una nueva causa de conciliación de la vida laboral y familiar. En el primer trimestre de 2010 se registraron 9.411 excedencias por cuidado familiar, de las que 8.847 correspondieron a solicitudes presentadas por mujeres y 564 por hombres.

Beneficios para las empresas
Si los empleados de una empresa tienen tiempo para dedicar a su vida personal, esto beneficiará a corto, medio y largo plazo a la compañía. Cuanto más contento está un empleado, mejor rinde y mejor maneja sus relaciones interpersonales.

La vida personal ayuda a reducir los niveles de estrés producidos por el trabajo, lo cual se traduce en una serie de beneficios directos para las compañías:

* Mayor productividad y eficacia.

* Mayor lealtad.

* Mejores relaciones sociales en el trabajo.

* Reducción de costes de sustitución.

* Reducción en el número de bajas, rotaciones y absentismo.

* Mejora de la imagen y ética de la empresa.

Para promover que la conciliación sea una realidad es necesaria la introducción de medidas flexibles, tanto para hombres como para mujeres, atendiendo a las necesidades propias de cada individuo. En este proceso, es necesaria la implicación de la dirección de la empresa, con un nuevo estilo de dirección que promueva la igualdad entre sus miembros.

Ahorra hasta un día de trabajo a la semana con videoconferencias

Los beneficios que resultan de incorporar soluciones de videoconferencia y telepresencia al entorno laboral no se limitan únicamente a la reducción de costes en viajes de trabajo. La mejor colaboración entre los equipos, el incremento de ventajas competitivas y la creación de un marco de confianza con clientes, partners y proveedores son otras de las ventajas.

Así se desprende de un estudio global de 2010 que analiza la percepción del mercado sobre las tecnologías de colaboración de vídeo (telepresencia y videopresencia) en el ámbito empresarial. Encargado por Cisco, líder mundial en redes para Internet, y realizado por la consultora Ipsos Mori, el informe se ha basado en encuestas realizadas entre trabajadores de doce países.

Entre sus principales conclusiones, el estudio desvela que la extensa mayoría de usuarios frecuentes (mínimo de dos veces semanales) de estas herramientas -el 90 por ciento- consideran que las tecnologías de colaboración de vídeo les permiten ahorrar al menos dos horas de trabajo a la semana.

Igualmente, hasta un tercio de los encuestados que utilizan con frecuencia soluciones de colaboración de vídeo estiman que pueden ahorrar casi un día de trabajo -siete horas o más- a la semana; durante el curso de un año, esto supone un ahorro superior a los dos meses por cada empleado.

Conclusiones del estudio realizado en España
* Un 24 por ciento de los consultados en España consideran que las tecnologías de colaboración de vídeo les permiten ahorrar entre dos y seis horas de trabajo a la semana, y el 8 por ciento eleva esta cifra hasta más de siete horas.

* Los principales beneficios de la Telepresencia y videoconferencia son: una mayor visibilidad de los proyectos de negocio (80 por ciento de los encuestados), la mejora de las comunicaciones remotas (79 por ciento), la reducción de los viajes de trabajo (79 por ciento), poder mantener la actividad en caso de interrupciones (76 por ciento), una mejor experiencia de tele-trabajo (75 por ciento), la optimización del trabajo en grupo (74 por ciento), el ahorro de costes (73 por ciento), evitar malentendidos (72 por ciento) y el fomento de ventajas competitivas (64 por ciento).

* Los beneficios menos valorados por los españoles son: un mayor respeto por el medio ambiente (51 por ciento), el incremento de productividad (56 por ciento), un mayor equilibrio entre vida personal y laboral (58 por ciento), el acercamiento entre personas (59 por ciento), un mayor foco en las operaciones (59 por ciento) y procesos de negocio más eficientes (60 por ciento).

* Las principales barreras para la adopción de herramientas de colaboración de vídeo son: no conocer sus beneficios (14 por ciento de encuestados), falta de presupuesto (13 por ciento), falta de experiencia (11 por ciento), los costes añadidos a continuar con la inversión (9 por ciento), la carencia de una buena infraestructura de banda ancha (8 por ciento) y el coste de implementación (8 por ciento).

Principales claves del estudio a nivel mundial

* Aunque tanto los usuarios de herramientas de colaboración de vídeo como los que aún no lo son reconocen la importancia de estos sistemas (76 y 60 por ciento, respectivamente), los profesionales que las utilizan frecuentemente valoran con mayor intensidad otros beneficios cualitativos; el incremento de ventajas competitivas (73 por ciento de usuarios frecuentes frente al 42 por ciento de quienes no son usuarios), el acercamiento entre personas (71 por ciento de usuarios frecuentes frente al 40 por ciento de quienes no son usuarios) o la mayor conciliación entre vida laboral y personal (70 por ciento de usuarios frecuentes frente al 37 por ciento de quienes no son usuarios) constituyen algunos ejemplos.

* Todos los encuestados -incluyendo usuarios y no usuarios- coinciden en que la colaboración mediante vídeo optimiza su experiencia de comunicación cuando trabajan desde casa (68 por ciento), además de ayudarles a mantener su actividad en caso de interrupciones en el trabajo (67 por ciento), mejorar la colaboración en grupo (67 por ciento), evitar malentendidos (67 por ciento) y proyectar una imagen de organización vanguardista (64 por ciento).

* El mayor porcentaje de trabajadores que aseguran ahorrar siete horas de trabajo a la semana se encuentran en China (46 por ciento), mientras el 20 por ciento de los usuarios rusos aumentan esta cifra hasta más de siete horas.

* Más de la mitad (56 por ciento) de los consultados en China utilizan tecnologías de colaboración de vídeo (más del doble de los encuestados de cualquier otro paí
* Más de las dos terceras partes (68 por ciento) de todos los encuestados destacan los beneficios medioambientales de estas herramientas, derivados tanto de aumentar la conciencia eco-responsable como de reducir el número de viajes. En los doce países consultados, al menos el 50 por ciento de los trabajadores reconoce algún tipo de ventaja para el medio ambiente.

* Un tercio de los encuestados que no se apoyan en la actualidad en soluciones de Telepresencia y videoconferencia afirman que las utilizarían si estuvieran disponibles. Por su parte, el porcentaje de trabajadores que tienen acceso a la tecnología pero no la utilizan es mucho más alto en Francia (54 por ciento) que en otros mercados como Estados Unidos (21 por ciento), Suecia (13 por ciento), Alemania (13 por ciento) y España (13 por ciento).

El estudio -que se ha realizado on line durante los meses de mayo y junio de 2010- ha consultado a 500 trabajadores en cada uno de los siguientes países: Estados Unidos, Australia, China, Rusia, Reino Unido, Francia, Alemania, Holanda, Suecia, Noruega, Dinamarca y España. Los encuestados son todos mayores de edad, trabajadores a jornada completa o parcial, participan al menos en una conversación de trabajo a la semana y trabajan en organizaciones con al menos 250 empleados a escala global.

Uno de cada tres viajes de negocios se sustituirá por videoconferencias

La crisis económica actual a nivel mundial está produciendo que las empresas y administraciones públicas de todo el mundo recorten gastos. La partida que más se está viendo afectada es la relativa a los viajes y desplazamientos de personal, tanto en cuanto en la mayoría de las ocasiones estos viajes se demuestran innecesarios e improductivos para las empresas. Según un estudio de 2009 de la consultora Quorcica, un 55 % de los hombres de negocios europeos admiten que sus viajes de negocio son innecesarios y un 29 % señala a la videoconferencia como la mejor alternativa para realizar reuniones productivas.

Según datos de este informe y las opiniones de los encuestados, las reuniones con equipos y personas dispersos en diferentes lugares es crítico para le desarrollo de sus funciones, ahora bien, ¿cómo casar la necesidad que los empleados tiene de reunirse con equipos dispersos y la de las empresas de recortar gastos? El fuerte desarrollo de las nuevas tecnologías en general y de la videoconferencia en particular está permitiendo que empresas y empleados cubran sus necesidades. Los desplazamientos implican necesariamente un coste económico y temporal, pudiendo incidir negativamente en la productividad, equilibrio trabajo-vida privada e incluso en el medioambiente.

En otro estudio encargo por TANDBERG a la firma IPSOS MORI se pone de manifiesto que una de cada tres reuniones que se producen en los viajes de negocios podría realizarse a través de videoconferencias. Este tipo de soluciones pueden evitar el estrés derivado de los viajes, que afecta al 51 % de los hombres de negocio españoles y hasta al 81 % de los italianos. Incluso un 7 % de los ejecutivos europeos estaría dispuesto a cambiar de trabajo por viajar con menor frecuencia. Un 15 % de los directivos europeos declara ser menos productivo cuando tiene que viajar para celebrar una reunión.

Según Gartner, las reuniones por videoconferencia y telepresencia alcanzarán su clímax en los próximos tres años, con el mercado de los viajes en recesión a causa de las políticas de reducción de costes de la mayoría de las empresas. Los analistas de Gartner predicen que las reuniones a través de videoconferencia y telepresencia reemplazarán a 2,1 millones de billetes de avión anuales, lo que supondría que las empresas dejarán de gastar unos 3.500 millones de dólares al año en partidas de viajes y desplazamientos.

Según Robin Simpson, Director de Investigación de la consultora Gartner “las compañías deben reflexionar sobre el alcance y las ventajas que ofrecen los sistemas de videoconferencia y telepresencia”.

“La situación de crisis económica actual implica que las empresas se cuestionen la necesidad de realizar reuniones presenciales” comenta Simpson. Lo que permiten las soluciones de videoconferencia y telepresencia es optimizar la necesidad cada vez mayor de colaborar con personas en diferentes lugares, en tiempo real y cara a cara, no olvidemos que cada vez más, las empresas operan en un mercado global y las soluciones de videoconferencia y telepresencia ofrecen una alternativa real a muchas empresas. “Las compañías deben dejar de lado sus prejuicios y malos recuerdos de los antiguos servicios de videoconferencia y redescubrir las nuevas soluciones que desde hace ya más de 5 y 6 años son totalmente fiables y cada vez más demandadas”, añade Simpson.

Según Alberto Fernández, Director General de TANDBERG para Iberia y Sudamérica, multinacional noruega y uno de los principales fabricantes mundiales, “la videoconferencia y la telepresencia son opciones reales para las empresas que buscan recortar gastos en sus viajes de trabajo y mejorar la productividad de sus empleados”, Fernández añade “ya desde antes del verano de 2008, estamos observando como cada vez más entidades públicas y privadas se acercan a nosotros con el fin de incluir las soluciones de videoconferencia y telepresencia no sólo como una herramienta de comunicación y colaboración más, si no, como una herramienta financiera de disminución de costes en la estrategia de sus negocios, si a esto le sumamos que además se incrementa la productividad de los empleados, ¿qué más podemos pedir en un entorno económicamente difícil como el de hoy?”

“Habría que añadir además lo beneficioso que la videoconferencia y la telepresencia resultan para el medio ambiente, por que el no viajar, no sólo implica reducción de costes por viajes e incremento en la productividad de los usuarios, sino que además representa una disminución en las emisiones de CO2 a la atmósfera causadas por los medios de transporte que usamos en nuestros viajes y desplazamientos de negocios” concluye Fernández.

El estudio de IPSOS MORI y TANDBERG también se ocupa de la concienciación de las empresas sobre el impacto medioambiental que tienen sus continuos viajes. La mayoría lo sitúa como un factor a tener en cuenta a la hora de planificar sus viajes. El 23 % de los participantes en el estudio reconoce que los viajes que realizan tienen un impacto negativo en el Medio Ambiente.

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