El aumento del teletrabajo en casa lleva a los tradicionales despachos a convertirse en habitaciones multifunción y polivalentes

El trabajo en casa está creciendo de forma espectacular y todas las previsiones apuntan a que se va a convertir en una verdadera revolución debido a su positivo impacto medioambiental, económico y familiar, así como a las nuevas posibilidades ofrecidas por las Tecnologías de la Información y la Comunicación. “Pero ello debería ir también acompañado de un profundo replanteamiento, tanto del tipo de trabajo como de las condiciones de convivencia familiar, especialmente de la relación con los hijos”, según Camilo Agromayor, director general de Ofita”.

En este contexto, el laboratorio de tendencias de Ofita, Ofilab, convocó hace unos meses el workshop ‘Home, Smart Office’, para desarrollar con jóvenes diseñadores nuevos conceptos de espacio, mobiliario y equipamiento para el trabajo en el hogar. El objetivo: provocar una reflexión sobre el impacto social de las nuevas formas de trabajo.

“Propusimos este tema no sólo porque el teletrabajo sea una nueva manera de entender la relación trabajador/empresa, sino también porque es una de las tendencias que va a provocar una mayor revolución en el propio diseño de las oficinas”, señala Camilo Agromayor, director general de Ofita.

Cambio de espacios con nuevos conceptos
En su opinión, el teletrabajo en general y el trabajo en casa en particular, están afectando a la forma de entender y diseñar los espacios de oficina por la proliferación de nuevos conceptos, como los puestos no territoriales, que conlleva. “Así, en las oficinas, y en gran medida como consecuencia del teletrabajo, adquieren mayor importancia los espacios colectivos -áreas de trabajo en grupo y zonas de comunicación informal- y los puestos personalmente asignados dan paso al pool de espacios de trabajo”.

Según las conclusiones del workshop de Ofita ya no se trata, por lo tanto, de crear un espacio de trabajo específico dentro del hogar, en línea con la filosofía y la lógica del “despacho” tradicional. Todo apunta, más bien, a la necesidad de avanzar hacia conceptos de espacios multifunción, de carácter polivalente, que integren de forma natural todos los elementos tecnológicos necesarios y que puedan transformarse de forma rápida y sencilla para adaptarse a una u otra actividad. Y que contribuyan a una mayor humanización, tanto del trabajo, como de la convivencia familiar y la educación de los hijos.

En este estudio no se contempla la opción de teletrabajadores que quieren cambiar de casa para disponer de más habitaciones y espacios para mejorar la habitabilidad.

Caso de estudio
Desde Ofita se ha tratado un caso de estudio, como es el caso de una situación familiar más o menos tradicional: una pareja con dos niños. La pareja trabaja en casa tres días a la semana y dos fuera de esta. Los niños de 6 y 8 años ocupan su tiempo entre el colegio y la casa. Menos en las horas de sueño, el resto del día, conviven en un mismo espacio dónde el trabajo y el ocio se encuentran.

“Entendemos que uno de los beneficios que te puede dar el trabajo en casa cuando tienes una familia es disfrutar de su compañía sin perder la posibilidad de aislarte cuando sea necesario. Nuestro proyecto responde a esa situación y necesidades.

Partimos de la utilización de las superficies interactivas como medio de trabajo y ocio. Una pared móvil de vidrio transparente que se vuelve opaco según la necesidad y sobre el cual se puede proyectar. Es una superficie vertical que se utilizará para trabajar, jugar, en una o ambas caras simultáneamente. Este tabique contiene dos mesas que se deslizan juntas o por separado a ambos lados de la superficie de vidrio creando distintas combinaciones según las necesidades de la actividad a desarrollar”, explican los jóvenes diseñadores que han participado en este proyecto.

¿Se puede trabajar en casa igual que en la oficina?

El día 22 de junio se celebra el Día de la Oficina en Casa, una iniciativa que quiere dar a conocer las ventajas de trabajar en un entorno flexible, teletrabajar, que tanto beneficia a las empresas como a los empleados y al medio ambiente. Pero, ¿es posible trabajar desde casa igual que desde la oficina? Hemos consultado a los expertos de D-Link, empresa especializada en tecnologías de redes y comunicaciones, y los resultados son positivos. La tecnología, hoy más que nunca, convierte en realidad que trabajar desde casa, o desde cualquier sitio, sea posible.

Por ejemplo, para trabajar desde casa sin problemas y con todas las garantías, en primer lugar hay que tener una buena conexión a Internet. “El router es el corazón de tu red. Hoy en día es imposible realizar un trabajo de oficina sin tener un dispositivo con conexión a Internet (ya sea un ordenador, Tablet o Smartphone). Por tanto, es esencial contar con un router que permita sacar el máximo provecho a la conexión de Internet, algo vital si necesitamos hacer videoconferencias o llamadas de voz sobre IP”, explican desde D-link. Routers como el DIR-857 con tecnología Dualband permiten crear una red inalámbrica con conectividad wifi N de hasta 900 Mbps.

Dispositivos de almacenamiento NAS, archivos de trabajo protegidos y accesibles desde Internet
Los archivos de trabajo son el mayor tesoro cuando se trabaja desde casa. Es recomendable realizar copias de seguridad regulares y para ello nada mejor que contar con un NAS o disco duro de red, un dispositivo en el que “se puede programar de forma automática copias de todo el contenido del disco duro en el que trabajamos sobre otro disco duro, puesto que la mayoría de los NAS cuentan con dos o cuatro bahías para instalar discos duros SATA que funcionan con tecnología RAID para que los back-ups sean automáticos”, aseguran desde D-link. Otra gran ventaja de los NAS es que son discos duros con interfaz de red IP, por lo que se puede acceder a su contenido desde cualquier dispositivo conectado a Internet.

Cámaras para estar tranquilo
Cuando se tiene la oficina en casa hay una lógica doble preocupación respecto a la seguridad cuando estamos fuera, puesto que cualquier robo o incendio afectaría también al trabajo. “Con las Cloud Cameras de D-link DCS-942L o DCS-932L podrás ver lo que ocurre en tu oficina en casa desde cualquier ordenador conectado a Internet a través del portal mydlink o con un iPhone/iPad/android mediante las aplicaciones gratuitas mydlink. Y puedes programar estas cámaras para el envío de alertas con imágenes a tu correo electrónico si detectan movimiento por intrusión o por sucesos como podrían ser las llamas o el humo de un incendio. Estas Cloud Cámaras mydlink son muy fáciles de instalar ya que se conectan por wifi a tu router”, añaden desde D-link.

En definitiva, las ventajas de trabajar desde casa son muchas con la tecnología, ademas de permitir también que el trabajo flexible aumenta la motivación y la satisfacción del empleado, permite una mejor conciliación laboral/familiar, supone una gran ventaja para personas con movilidad reducida, que, de esta forma, tienen mayores oportunidades laborales, permite ahorrar en desplazamientos (tanto en gasolina como en transporte público), reduce considerablemente la emisión de CO2 por persona, al evitar los desplazamientos en coche – y los atascos, por lo que el medio ambiente también lo agradece.

Riesgos del teletrabajo
Pero también hay riesgos asociados al teletrabajo y la tecnología. Según Kaspersky Lab, muchos de los que trabajan en casa utilizan sus equipos personales para ello. Se trata del fenómeno llamado consumerización, en el que los trabajadores manejan datos de su empresa desde sus propios dispositivos, que necesariamente no tienen porqué estar preparados en términos de seguridad para ello, por lo que pueden poner en peligro la seguridad de la compañía. Esta tendencia, cada vez mayor, es una de las mayores preocupaciones para los responsables de seguridad TI de las empresas.

El riesgo aumenta enormemente si los teletrabajadores se conectan a una red Wi-fi pública, puesto que estas redes públicas son consideradas un agujero de seguridad del que se aprovechan los ciberdelincuentes.

En el caso de los entornos virtuales en la empresa, el usuario se conecta remotamente al equipo de su centro de trabajo desde cualquier ubicación y dispositivo, manteniendo así las medidas de seguridad establecidas por la compañía. Es decir, si el entorno virtual está correctamente protegido, el usuario no correrá riesgos en cuanto a la seguridad. En España, esta tecnología se está asentando poco a poco, y, pese al desconocimiento existente, un 23 % de las empresas ya cuenta con una política de seguridad diseñada para el entorno virtual.

Cómo lograr la máxima seguridad en nuestros dispositivos
Tanto si teletrabajamos desde los equipos del trabajo como si lo hacemos desde los de casa, hay que tener en cuenta que si trabajas desde casa con tu propia red y equipo:

• Si tu red es wifi, un hacker podría interceptar los datos que envías y recibes, o acceder a tu red. Es importante cuidar tu red wifi para evitar que se conecten, como por ejemplo, cambiando la contraseña del router.

• Cuidado con el spam y utiliza varias cuentas de correo electrónico: una personal y otra que utilizarás para suscribirte a promociones, cursos, chats, o cualquier otro servicio.

• Utiliza software de seguridad y mantenlo actualizado

• Instala los parches y actualizaciones: si el fabricante del sistema operativo o programas que utilizas publica un parche de seguridad, no dudes en instalarlo.

Si trabajas desde casa con red y equipo de la empresa:

• Familiarízate con las políticas de seguridad informática de tu empresa y aplícalas en todo momento

• Informa al departamento de IT si detectas comportamientos extraños en tu ordenador

• No compartas con otras personas tu equipo de trabajo ni las contraseñas del mismo. Ten siempre presente que es una puerta de acceso a información confidencial

• Si intercambias dispositivos de almacenamiento como USB con familiares o amigos, aplícales un escáner de seguridad antes de utilizarlo en tu equipo de trabajo

• A la hora de navegar en Internet, ten siempre en mente que trabajas con un equipo de trabajo. Utiliza el sentido común y no arriesgues sin necesidad

Consejos de seguridad informática si teletrabajas desde casa

Se acaba de celebrar el Día de la Oficina en Casa con el objetivo de fomentar el teletrabajo como medida de ahorro tanto para trabajadores como empresarios. Esta modalidad de trabajo incrementa la productividad y reduce costes al tiempo que sus trabajadores mejoran su calidad de vida y son capaces de conciliar vida familiar y laboral. Para obtener un buen rendimiento laboral mediante el trabajo en remoto, la tecnología ha de estar muy presente en los hogares y, por supuesto la seguridad de los equipos, tanto PCs como smartphones, es prioritaria si queremos evitar poner en peligro la información laboral.

Tras preguntar a los expertos de Kaspersky Lab, nos han dado las principales claves para alcanzar la máxima seguridad en nuestros dispositivos, tanto si teletrabajamos desde los equipos del trabajo como si lo hacemos desde los de casa.

Consejos generales

• Debemos usar la cabeza y ser precavidos cuando utilizamos los medios digitales en nuestra vida. Sentido común.

• Es muy importante el tipo de contraseña que se usa en Internet. Una contraseña débil puede convertirte en una víctima del cibercrimen.

• Los virus de última generación utilizan las redes sociales para enviar mensajes con links sospechosos desde cuentas de confianza. Sé precavido.

• Si recibes un mail dudoso con un archivo adjunto o un mensaje de chat con un link, no lo abras nunca a no ser que estés esperándolo.

• Nunca des tus datos personales en respuesta a un correo electrónico.

• Realiza copias de seguridad de manera periódica

Si trabajas desde casa con tu propia red y equipo:

• Si tu red es Wi-fi, un hacker podría interceptar los datos que envías y recibes, o acceder a tu red. Es importante cambiar la contraseña del router.

• Cuidado con el spam y utiliza varias cuentas de correo electrónico: una personal y otra que utilizarás para suscribirte a promociones, cursos, chats, o cualquier otro servicio.

• Utiliza software de seguridad y mantenlo actualizado

• Instala los parches y actualizaciones: si el fabricante del sistema operativo o programas que utilizas publica un parche de seguridad, no dudes en instalarlo.

Si trabajas desde casa con red y equipo de la empresa:

• Familiarízate con las políticas de seguridad informática de tu empresa y aplícalas en todo momento

• Informa al departamento de IT si detectas comportamientos extraños en tu ordenador

• No compartas con otras personas tu equipo de trabajo ni las contraseñas del mismo. Ten siempre presente que es una puerta de acceso a información confidencial

• Si intercambias dispositivos de almacenamiento como USB con familiares o amigos, aplícales un escáner de seguridad antes de utilizarlo en tu equipo de trabajo

• A la hora de navegar en Internet, ten siempre en mente que trabajas con un equipo de trabajo. Utiliza el sentido común y no arriesgues sin necesidad

Teletrabajar nos hace más felices

Según muestra un estudio realizado por Vanson Bourne para Microsoft con motivo del ‘Día de la oficina en casa’, en 15 países europeos a 1.500 personas, un 76 % de los empleados que tienen una mayor flexibilidad laboral en España consideran que son más productivos cuando trabajan desde casa (este porcentaje es del 56 % en el global europeo). Asimismo, el 52 % cree que esta flexibilidad les hace más productivos, puesto que les facilita ajustar su horario laboral a sus compromisos personales. De este mismo estudio se desprende que son las pequeñas empresas (con menos de 50 trabajadores) las que atienden en mayor medida las demandas de sus trabajadores de tener una mayor flexibilidad a la hora de decidir cuándo, dónde y cómo trabajar. Concretamente, la cuarta parte de los empleados de las pymes regularmente trabajan fuera de la oficina, mientras que esa cifra desciende hasta el 9 % en las plantillas de las grandes compañías (con más de 500 empleados).

Más de 162.000 trabajadores, profesionales y autónomos y cerca de 500 empresas se han unido a “El Día de la Oficina en Casa”, iniciativa impulsada por Microsoft Ibérica que se celebra hoy en colaboración con el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, la Generalitat de Catalunya, la Asociación Internacional de Partners Certificados de Microsoft en España (IAMCP), la Asociación de Trabajadores Autónomos (ATA), Fundación Másfamilia, Fundación ONCE, Fundación para la Diversidad, Intel, Telefónica, Vodafone, Workplace Innovation Group y la red de Microsoft Innovation Centers en España, entre los que destaca el Centro de Innovación en Productividad de Microsoft en Manresa.

Esta iniciativa, cuyo objetivo ha sido dar a conocer entre las empresas, autónomos y profesionales de cualquier ámbito y sector de actividad cómo gracias a la tecnología los trabajadores pueden mejorar su productividad en un entorno de trabajo flexible y móvil, es el primer peldaño que Microsoft propone para impulsar la competitividad en el entorno empresarial español.

“Hemos puesto en marcha ‘El Día de la Oficina en Casa’ porque queremos demostrar que facilitar a los trabajadores un modelo de trabajo flexible, apoyado en la tecnología es algo que mejora la productividad”, asegura María Garaña, presidente de Microsoft Ibérica. “España es uno de los países con horarios laborales más extensos y sin embargo tiene la productividad como una asignatura pendiente. Queremos abrir un debate en torno a la posibilidad real del trabajo flexible; las herramientas tecnológicas necesarias existen, están al alcance de todos y los beneficios que aporta son indudables”.

Ahorro de tiempo y dinero
Con “La Oficina en Casa” una empresa puede obtener importantes beneficios en cuanto a costes, llegando a ahorrarse unos 1.200 € por empleado y año, además de fomentar el compromiso del empleado con la empresa y reducir la rotación laboral.

Precisamente el estudio de Vanson Bourne también se centra en la satisfacción y la felicidad del trabajador y de sus resultados se desprende que el 73 % de los empleados en Europa piensan que sus vidas podrían mejorar si pudieran trabajaran con mayor flexibilidad (en España esa creencia asciende hasta un significativo 86 %). Tanto es así, que cuatro de cada diez encuestados apuntan que la opción del trabajo flexible podría incluso influir en su decisión de aceptar un nuevo empleo.

“Hemos comprobado que si el trabajador cuenta con flexibilidad laboral, no sólo se responsabiliza en mayor medida de su cometido, sino que se genera un clima de confianza que repercute positivamente en su satisfacción” asegura María Garaña, que índice en otro punto clave: “Para las personas con discapacidad, son evidentes los beneficios y oportunidades que ofrece el modelo de trabajo flexible. Para aquellos trabajadores a los que desplazarse supone un esfuerzo añadido, la posibilidad de trabajar desde sus casas es más beneficiosa aún si cabe”.

Doble desafío
La clave del éxito en la implantación de modelos de trabajo flexible pasa por que las empresas hagan frente a dos desafíos: asegurarse de que tienen acceso a la tecnología correcta y crear una cultura empresarial basada en la dirección por objetivos. Quizás ése sea el principal escollo que las grandes compañías tienen ante sí.

Respecto al primero de esos desafíos, más de la mitad de los encuestados en el estudio de Vanson Bourne aseguran que no tienen acceso a un ordenador portátil de la compañía o a un dispositivo de correo electrónico móvil. Esta puede ser la razón por la que el 43 % de los trabajadores de oficina (un tercio cuando trabajan para una gran corporación) utilizan su propio ordenador portátil o dispositivo móvil para acceder al e-mail.

Sobre el segundo desafío, aún queda terreno por conquistar, puesto que sólo el 52 % de los encuestados confían totalmente en que sus compañeros sean productivos fuera de la oficina (un 51 % en España), lo que sumado a las reticencias de las propias empresas podría ser una de las principales causas por las que el uso de la tecnología capaz de flexibilizar el horario y lugar de trabajo aún no sea un estándar, a pesar de que ya existan dispositivos móviles y servicios en la nube que garantizan el acceso al software y los recursos de una compañía desde cualquier lugar.

La tecnología de Microsoft ayuda a la flexibilidad laboral
Microsoft ofrece a empresas y usuarios los productos y servicios que hacen posible trabajar dónde y cuándo se desee. La práctica totalidad de sus productos y servicios han evolucionado para aprovechar las ventajas que ofrece Internet y el modelo de cloud computing o informática en la nube. Un buen ejemplo es Office 365, suite de productividad on-line con la que los usuarios pueden trabajar y compartir archivos desde cualquier dispositivo, permitiendo a las empresas ahorrar entre un 10 % y un 50 % en sus costes de tecnología. Asimismo, otros servicios como CRM Online o todos los que se incluyen en Windows Live se antojan claves para llevar a buen puerto una iniciativa que mira al futuro. También es importante contar con tecnología de comunicaciones unificadas como Lync, que facilita la conexión permanente vía mensajería instantánea, voz sobre IP, etc. Y es que en la actualidad, la consultora IDC estima que en 2013 más de la mitad de la fuerza laboral en Europa estará compuesta por trabajadores móviles. Según el estudio de Vanson Bourne, el 63 % de los trabajadores prefiere una mezcla de trabajar dentro y fuera de la oficina.

Finalmente, hay que destacar que el trabajo desde casa posibilita que el medio ambiente sea uno de los grandes beneficiados de estas medidas, al evitarse los desplazamientos y reducirse, por tanto, la emisión de gases de efecto invernadero.

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