Diez medidas para reducir los costes en TI

Desde el outsourcing selectivo al Green IT, pasando por la auditoría de los actuales contratos de mantenimiento o la virtualización de sistemas, las posibilidades para generar ahorros son variadas y están al alcance de cualquier compañía. Así lo manifiesta la compañía Osiatis, especialista en la gestión de infraestructuras informáticas y de comunicaciones. Basándose en sus más de 25 años de experiencia en el mercado de las TI y una cartera de 4.000 clientes en Europa, Osiatis ha identificado diez áreas principales en las que todo tipo de empresa puede llevar a cabo acciones que le permitan cumplir con sus objetivos de negocio con presupuestos ajustados a la compleja situación económica actual.

“Los tiempos de bonanza en los que las inversión no tenían límite han pasado. Ahora prima ahorrar y reducir gastos. Por ello, es esencial buscar el equilibrio entre proporcionar unos servicios de calidad a la vez que se reducen los costes asociados. Desde Osiatis, estamos convencidos de que es posible buscar este punto medio y ayudar a nuestros clientes a alcanzarlo mediante la puesta en marcha de una serie de medidas que combinan diversos aspectos tecnológicos y organizativos”, explica Pablo Benito, Director Regional de Osiatis.
Desde el mantenimiento hasta ITIL, todo puede ser ahorro

El primero de los pasos propuestos en esta estrategia de ahorro se centra en la mutualización de servicios mediante los centros de atención a usuarios (CAU). Aquellas empresas que mantienen los CAU internos se encuentran a menudo con costes fijos de estructura muy elevados, complejidad en la gestión de turnos o bajas tasas de resolución de incidencias en primer nivel que aportan poco valor añadido y complican la rentabilidad de los mismos. La propuesta de Osiatis, a través de un CAU mutualizado, permite transformar las inversiones en costes predecibles y estables, con una cobertura completa 24 x7 y permitiendo a la compañía proporcionar un servicio de calidad sin fisuras.

En este mismo sentido se plantea la segunda de las propuestas: el mantenimiento de infraestructuras TI. Frente a la opción tradicional de confiar en los fabricantes para esta tarea, compañías como Osiatis suponen una alternativa más económica que pueden funcionar como único punto de contacto multifabricante, con mayor flexibilidad contractual, exigentes acuerdos sobre niveles de servicio (SLA) y un total compromiso mediante modelos basados en penalizaciones.

La tercera de las propuestas de ahorro se basa en la monitorización remota y SaaS. Se trata de una tendencia que proporciona, entre otras ventajas, mayor proactividad en la gestión, detección rápida de incidencias y mejora del desempeño. También en este caso, la tradicional modalidad in-situ supone costes elevados e importantes carencias en la explotación de la herramienta. La modalidad remota, en la que la compañía contrata un servicio sin necesidad de comprar la herramienta, se presenta como una opción interesante. El ahorro proviene de que se trata de un modelo más flexible y adaptable, que es el proveedor quien asume riesgos y recursos, y permite al cliente dedicarse a lo estratégico del negocio.

En cuanto a la cuarta propuesta: software asequible, responde a la máxima “80 % de funcionalidades con el 20 % del coste”. La realidad es que habitualmente no se utiliza más que un 20-30 % de las funcionalidades del software de gestión TI y se descuida su mantenimiento, lo que lleva a infrautilización y estancamiento. Frente a esta situación existen soluciones software sencillas y fácil de instalar que permiten ahorros tanto en la adquisición de licencias como en servicios profesionales o mantenimiento.

“La quinta medida propuesta por Osiatis se centra en el mantenimiento aplicativo. El envejecimiento de ciertas aplicaciones desarrolladas a medida y la pérdida de conocimiento funcional complica a menudo su mantenimiento, así como la evolución y soporte de las mismas. Esto supone un consumo importante de recursos.

La externalización permite reducir los costes, potenciando las buenas prácticas necesarias para el funcionamiento óptimo de un outsourcing, evitando malos hábitos de solicitudes no estructuradas y movilizando los equipos en proyectos que acompañen al negocio en su desarrollo. Este tipo de organización puede permitir una reducción de entre 5 y 10 % de los costes directos de mantenimiento. La garantía de unos niveles de servicio contractuales, la gestión y medición de la actividad, y la mejora de la capacidad de mantenimiento contribuyen a la reducción de los costes indirectos.”
En cuanto a la gestión de identidades y accesos, otra de las áreas identificadas por Osiatis, el primer paso se refiere a las soluciones de gestión de identidades del tipo SSO (Single Sign-on), que proporciona una contraseña única para todos los recursos que requiere cada usuario. Está probado que entre el 40 y el 45 % de las llamadas al CAU se deben al olvido de contraseñas o peticiones de acceso, por lo que el uso de soluciones SSO proporcionan ahorros al reducir el número de llamadas a la vez que se mejora el servicio. Otras tareas susceptibles de automatización son la creación de cuentas y permisos de usuario en función de su rol; la gestión, mantenimiento y auditoría de los accesos; así como la eliminación de cuentas “zombi” (de empleados que ya no están en la compañía) o sin utilizar.

Las buenas prácticas ITIL son otro de los aspectos que pueden proporcionar ahorros. Se trata de utilizar ITIL pero a la medida, buscando el mínimo SLA que cubra las necesidades de cada cliente y con el menor coste posible.

La virtualización flexible es otra de las medidas a poner en marcha para generar ahorro, puesto que proporcionan flexibilidad de los recursos, aceleran el aprovisionamiento reduciendo los costes, mejoran el uso de éstos ajustándolos dinámicamente e incrementan la disponibilidad de los servicios sin realizar grandes inversiones. Además, a la tradicional virtualización basada en la consolidación de servidores en los CPD también es posible plantear la virtualización del puesto del usuario y de las aplicaciones.

El ahorro de energía, conocido como Green IT, también tiene su hueco en la estrategia de Osiatis, puesto que el ROI de este tipo de políticas es inmediato, sencillo y claro. Para ello, se pueden poner en marcha varias acciones: desde la virtualización del puesto del usuario hasta la implantación de soluciones software específicas para la gestión del ahorro de energía.

Por último, es vital la puesta en marcha de políticas corporativas de ahorro de costes, priorizando las inversiones básicas para el negocio, conociendo cómo se gastan los recursos, y entendiendo la demanda de servicios TI corporativos. Para ello existen en el mercado soluciones que dan respuesta a estos interrogantes: herramientas para la gestión del portfolio, gestión financiera o gestión de la demanda. Además, es básico contar con una estrategia y una política global de ahorro de costes conocida por toda la organización, que se ajuste a la cultura corporativa, que asegure que el ahorro de costes no amenaza el nivel de calidad necesario y que se adapte a los distintos objetivos.

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