Compulsar documentos, cómo y dónde puedo hacer esta gestión

La compulsa de documentos es un trámite que otorga validez legal a una fotocopia de un documento original. Esta es una gestión que los ciudadanos tienen que hacer si alguna entidad u organismo, ya sea público o privado, lo solicita. Esta situación puede darse a la hora de hacer trámites tan comunes como entrar a trabajar a una empresa nueva, solicitar una pensión o solicitar beca MEC. Y también para aquellos que quieren solicitar la nacionalidad española.

En esta guía te explicamos todo lo que necesitas saber sobre la compulsa de documentos, dónde puedes hacer este trámite, cómo hay que hacerlo y en qué casos es gratis.

Dónde compulsar documentos

La compulsa de documentos tiene que hacerse en la entidad que solicita esa copia legal, ya sea pública o privada. Aunque en ocasiones es posible recurrir a los ayuntamientos para solicitar la copia compulsada de un documento oficial que te ha exigido otra institución.

Por norma general, si es la administración pública la que te exige la copia compulsada del libro de familia, por ejemplo, para concederte una pensión o una ayuda, es esa misma entidad la que tiene que hacer el trámite. En estos casos hay que acudir a las oficinas de la entidad con el documento original, una fotocopia y el documento de identidad.

Los empleados de la administración deben comprobar la veracidad de la fotocopia del documento para certificar que es idéntica al documento original. Una vez revisado, pone el sello de las dependencias acompañado de un número identificativo, la firma y la fecha. Datos que fijan el momento exacto en el que se ha otorgado esta validez legal y compulsado un documento. Las copias compulsadas que deben emitirse a petición de la administración pública y que se tramita en estas entidades es gratuita.

Por otra parte, puede darse la situación de que sea una entidad privada la que solicite la compulsa de documentos. Si, por ejemplo, una empresa te solicita la compulsa de tu título universitario para acceder un trabajo, tienes varias opciones:

• Acudir a la universidad y solicitar la compulsa del documento, aunque no es un trámite gratuito, sino que el coste asciende a en torno 10 euros.
• Solicitarlo a la propia empresa (no siempre están autorizados para hacerlo)
• Solicitar los servicios a un notario. Esta opción tiene un coste regulado por ley que es el que cubre los servicios y honorarios del notario.

Por otra parte, la opción de recurrir a los ayuntamientos para compulsar documentos gratis no siempre funciona. En algunos casos puede que la entidad acceda a realizar estas copias compulsadas sin coste aunque sea otra entidad la que te solicita la copia. Aunque cada vez los consistorios añaden más restricciones en este sentido. En el caso de que sea el propio ayuntamiento el que solicita la compulsa, sí realiza la gestión sin costes a los ciudadanos.

Compulsar documentos ante notario

Cabe la posibilidad de que un ciudadano tenga que realizar una compulsa de documentos por privado, en una notaría. El procedimiento es el mismo que en el caso anterior, pero con la diferencia de que no es gratuito, sino que hay que pagar por los servicios del notario, que suelen tener un coste de entre 10 y 25 euros.

Cómo compulsar un documento

Para compulsar un documento, es necesario seguir estos pasos:

1. Para empezar hay que llevar a la entidad específica el documento original y una fotocopia del mismo. Es recomendable que adjuntes también tu DNI o NIE para acreditar la veracidad.
2. Después los funcionarios o empleados de las distintas entidades se encargan de comprobar que tanto el original como la copia son documentos idénticos. A continuación se procede a la compulsa, que consiste en poner un sello, un número identificativo, fecha y firma a la copia del documento.

Desde este momento, la validez legal de la compulsa es de 5 años.

Quién puede compulsar un documento

Como hemos detallado en el apartado anterior, los organismos autorizados a compulsar documentos son los propios que emiten los originales así como las notarías o las empresas que los solicitan. Aunque, también hay otras entidades autorizadas para ello, como es el caso de Correos.

¿Es posible compulsar documentos online?

Sí. Algunos documentos emitidos por las administraciones públicas incluyen un Código Seguro de Verificación (CSV) que es una combinación alfanumérica que permite comprobar, por internet, la veracidad de un documento. El procedimiento es sencillo. Solamente hay que introducir el CSV en la web de las entidades que emitieron el documento para verificar su autenticidad.

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