Cómo ser secretaria y saber empatizar con los superiores sin morir en el intento

Constituyen uno de los perfiles más valorados dentro de las empresas. Son los asistentes personales o secretarias de dirección, un puesto que exige una alta cualificación profesional, pero sobre todo, conocer al público o interlocutores. En las claves y técnicas para saber empatizar sin morir en el intento se ha centrado el Foro Anual de Secretarias de Dirección, organizado por Page Personnel, expertos en trabajo temporal especializado y selección de personal altamente cualificado.

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La teoría de las 4 energías

La teoría de las 4 energías cromáticas constituye la principal herramienta para la gran mayoría de los profesionales a la hora de desempeñar un trabajo basado sobre todo en las relaciones y comunicación con los demás. Escala cromática que permite mejorar la sintonía y relación con el interlocutor. ¿En qué consiste exactamente esta teoría?

Tal y como hemos señalado se basa en los colores, siendo estos 4 los esenciales:

• 1. Amarillo: La gama cromática amarilla identifica a las personas más creativas, expresivas y sociales. La positividad y un estilo cercano son la mejor manera de encauzar la comunicación con este perfil de público.
• 2. Azul: Los azules responden a un perfil metódico, perfeccionista y reflexivo. Un buen consejo al entablar la comunicación es tener siempre a mano documentos por escrito que apoyen nuestras afirmaciones y que sirvan de ayuda en la toma de decisiones.
• 3. Rojo: El color rojo identifica a los emprendedores, las personas confiadas y energéticas. La comunicación debe ser clara, precisa y concreta, sin circunloquios. La rapidez en la toma de decisiones es fundamental para garantizar el éxito de la comunicación.
• 4. Verde: Identifica a la constancia, la cautela. Es fundamental saber escuchar y, sobre todo, no tratar de invadir los espacios personales. A las personas incluidas en este perfil no le gustan los cambios inesperados. La comunicación debe ser pausada.

Más técnicas para saber empatizar

Tal y como apuntan los expertos, además de hablar hay que saber observar a nuestro interlocutor, lo que ayuda a entablar una comunicación más fluida. Esto nos permite clasificar a nuestro interlocutor como visual, auditivo o kinestésicos.

¿En qué se diferencian?

Los profesionales visuales son capaces de pensar sobre imágenes, hablan más rápido y cuidan la imagen personal. Por su parte, los auditivos se muestran como ordenados y constantes, algo sedentarios, siendo el teléfono y el email sus principales canales de comunicación. Por último, los kinestésicos se mueven más por sensaciones táctiles, emociones y sentimientos. Además, de positivos, comparten otros rasgos, como el vestir de manera holgada y caminar sin preocupaciones. No obstante, hay que cuidar mucho la fase de contacto cuando se establece comunicación con este perfil.

La formación específica y altamente cualificada convierte a los asistentes personales en uno de los perfiles profesionales mejor valorados y más demandados por las compañías, de ahí la importancia de incidir en la formación en comunicación y motivación para el desempeño de sus tareas.

Las secretarias se convierten en personal assistant

Del filtrado de llamadas y gestión de la agenda como funciones primordiales, la secretaria ha pasado, según datos extraídos por secretariaplus.com, a ser un elemento clave en los comités de dirección, llevando a cabo temas financieros, de recursos humanos y puesta en marcha de programas de calidad y medio ambiente. Y es que, el nivel de formación de las secretarias ha evolucionado del mismo modo: un 74 % de las secretarias posee estudios universitarios o de secretariado. Las nuevas tecnologías y las nuevas responsabilidades adquiridas por la secretaria, hacen que sus competencias cambien, al mismo tiempo que los conocimientos requeridos.

Las funciones de la secretaria o personal assistant han evolucionado mucho en los últimos 10 años. Hoy en día las nuevas tecnologías y las nuevas responsabilidades exigen un alto índice de cualificación. Para atender a la demanda de estos nuevos conocimientos desde secretariaplus se organiza una nueva edición del Máster Internacional Ejecutivo para Ayudantes de Dirección

Con el fin de atender a la demanda de estos nuevos conocimientos y habilidades, secretariaplus.com presenta una nueva edición del Máster Internacional Ejecutivo para Ayudantes de Dirección y PA (Personal Assistants), que se celebrará en Madrid y en Barcelona de octubre de 2010 a junio de 2011. Y es que, tal como apunta Elisa del Pino, Presidenta del Consejo Presidenta del Consejo Profesional del Secretariado y Directora del claustro de profesores del Máster Internacional Ejecutivo para Ayudantes de Dirección y PA (Personal Assistants), “la secretaria ya no es la “chica para todo”, sino que toma importantes decisiones en la empresa, es un apoyo imprescindible para el directivo o directiva, por lo que sus conocimientos requeridos han cambiado”. Así, entre esos nuevos conocimientos que la secretaria de hoy en día tiene que dominar se encuentran: habilidades directivas o management, negociación, recursos humanos o marketing, a lo que añade del Pino “el futuro de la secretaria pasa por gestionar con eficacia determinadas competencias que hasta ahora estaban exclusivamente en manos de los directivos”.

Cambio de nombre: de secretaria a personal assistant

Y es que toda la evolución que ha experimentado la profesión de secretaria, ha salpicado incluso a su nombre. Si bien sigue utilizándose el término de secretaria, cada día es más común, la utilización de otros extraídos del inglés, como es el caso de personal assistant.

En la actualidad existen más de 1 millón de personas trabajando en la profesión del secretariado en España y, de ellas, la gran mayoría sigue siendo mujeres. En concreto, mujeres de entre 25 y 45 años. Si bien, tal y como comenta del Pino, “esto ha ido cambiando poco a poco, y, cada día más, encontramos hombres que encuentran interesante esta profesión”.

El Máster Internacional Ejecutivo para Ayudantes de Dirección y Personal Assistants celebra su 11ª edición en Madrid y en Barcelona. Es presencial y cuenta con un claustro de más de 25 profesores profesionales y expertos. El Máster se celebra en colaboración con St. Charles Collage, una de las más prestigiosas escuelas de Secretariado en España y la más prestigiosa de la Comunidad de Madrid.

Las secretarias de dirección ‘twittean’ por sus jefes

Los asistentes y las secretarias se han visto obligados a usar las redes sociales para su quehacer laboral. Las manos derechas de los directivos deben usar los WhatsApp y los twitter para coordinar las agendas de sus jefes. Durante las jornadas organizadas en el Encuentro Anual del Secretariado, organizado por la división de Asistentes & Secretarias de Page Personnel en Madrid y Barcelona, el pasado 4 de mayo, el uso de las comunicaciones en las Social Media fue la cuestión más destacada.

Twitter es la red social más usada por el secretariado. Para los profesionales de la asistencia, donde son mayoría las mujeres, Twitter supone el mejor canal para “seguir” a sus jefes, para saber dónde están y poder coordinar mejor sus agendas.

LinkedIn está considerada la red social para “no cerrar puertas”; por otro lado consideran que Facebook ha de tener un uso exclusivamente personal. Pero la gran ayuda para su trabajo cotidiano ha sido la aplicación para smartphones WhatsApp, por su capacidad de comunicación urgente, sus prestaciones de mensaje instantáneo.

Todos los asistentes a estas jornadas del Secretariado profesional coincidían en lamentar que su profesión no cuente en España con estudios de rango superior. No existe una “universidad” del secretariado, no son estudios universitarios pero sus funciones heterogéneas obliga a una formación amplia, no sólo en idiomas o administración. Es una de las quejas que más parecen en los chats internos, que son otra de las herramientas utilizadas a diario para agilizar la comunicación.

Otras redes sociales a las que el oficio de secretaria ha encontrado utilidad como herramientas son Cloud Computing como Dropbox, muy útiles para compartir documentos. Según las conclusiones de este Encuentro Anual del Secretariado, en Barcelona las secretarias de dirección muestran mayor implicación e interés en el empleo de estas nuevas tecnologías en su trabajo diario. En Madrid, sin embargo, se llegó a la conclusión que el secretariado femenino prefiere la “intimidad” de los métodos tradicionales, defendiendo todavía la utilidad de la comunicación tradicional frente al uso de las redes sociales o las aplicaciones para telefonía móvil.

Sea más o menos el uso de las redes sociales, en lo que sí están de acuerdo estos profesionales es en que su puesto requiere grandes dosis de confianza mutua; por eso mismo, los ejecutivos y directivos valoran sobre todo, a la hora de compartir sus perfiles y datos en las redes sociales, que estas personas sean de su total confianza y que estén implicadas cien por cien en la actividad empresarial, como lo están ellos. No se trata solamente de una lealtad a la persona. Donde no llegan las redes sociales en el mundo empresarial deben llegar las secretarias, asumiendo el mismo grado de representación que sus directivos.

Secretaria: mujer de entre 25 y 45 años con estudios superiores y de secretariado

Éste es el perfil de la secretaria actual según datos de secretariaplus. Una profesión desempeñada mayoritariamente por mujeres que ha evolucionado mucho en los últimos 10 años al mismo ritmo que las nuevas tecnologías. Del filtrado de llamadas y gestión de la agenda como funciones principales y primordiales, la secretaria ha pasado, según datos extraídos por secretariaplus, a ser un elemento clave en los comités de dirección, llevando a cabo temas financieros, de recursos humanos y puesta en marcha de temas de calidad y medio ambiente.

Y es que, el nivel de formación de las secretarias ha evolucionado del mismo modo: un 74 % de las secretarias posee estudios universitarios o de secretariado. “La tecnología ha hecho necesario un cambio en la profesión y actividades administrativas muy rutinarias han dado paso a otras que implican gestión, negociación, resolución de conflictos. En realidad es una actitud para asumir funciones con absoluta responsabilidad. Hoy en día los directivos buscan apoyo a su gestión y eso lo consiguen a través de ayudantes muy preparadas”, afirma Elisa del Pino Presidenta del Consejo Profesional del Secretariado y Directora del claustro de profesores del Máster Internacional Ejecutivo para Ayudantes de Dirección y PA (Personal Assistants) organizado por SecretariaPlus.

La web 2.0, el salto a las redes sociales, Internet, en definitiva la revolución de la era digital que ha tenido lugar en los últimos 10 años, ha supuesto que la secretaria asuma conocimientos y tareas adaptados a las nuevas tecnologías. Todo este aumento de las responsabilidades ha tenido como resultado el que la secretaria se haya convertido en la pieza clave de la empresa. Elisa del Pino advierte de la necesidad de adaptarse a la demanda a través de la adquisición de nuevos conocimientos en las materias demandadas en el mercado actual, “la secretaria actual debe formarse en habilidades directivas, organización y planificación, por supuesto estar al día en los avances tecnológicos, no olvidar la siempre asignatura pendiente de los idiomas, pero insisto, el futuro de la secretaria pasa por gestionar con eficacia determinadas competencias que hasta ahora estaban exclusivamente en manos de los directivos”.

Sin embargo, este aumento de las funciones así como de la importancia de las mismas no ha ido relacionado con un aumento del sueldo según se desprende de los datos extraídos por secretariaplus.com. Así, un 48 % de las secretarias considera que su trabajo no está bien remunerado. El sueldo medio de una secretaria se cifra en unos 30.000 euros anuales, siendo el sector farmacéutico el mejor remunerado.

Para responder a esta demanda de secretarias más preparadas y formadas en nuevas habilidades, SecretariaPlus presenta una nueva edición del Máster Internacional Ejecutivo para Ayudantes de Dirección y PA (Personal Assistants), que se celebrará en Madrid y Barcelona de octubre de 2011 a junio de 2012 y en una edición especial en Bilbao, de octubre de 2011 a marzo de 2012.

De millón y medio de secretarias, el 90 % son mujeres

Del millón y medio de secretarias que hay en España, más de un 90 % son mujeres. En concreto, un 94 %. Así que, sólo un 6 % de los profesionales son hombres. ¿Por qué se trata de una profesión eminentemente femenina? Con motivo del la celebración del Día de la Secretaria el próximo 23 de abril, secretariaplus reflexiona sobre las causas que lleva a que la mayoría de las secretarias sean mujeres y se constata que tiene mucho que ver con las cualidades que se suelen demandar al profesional del secretariado.

Según un estudio realizado por secretariaplus, entre las principales tareas de una secretaria, se encuentran por orden de importancia: filtrar llamadas, organizar reuniones y recepción de visitas, gestión de agenda, coordinación entre departamentos, elaboración de informes y organización de viajes. Por este motivo, entre las cualidades que más se demandan a las secretarias, se encuentran: discreción, confianza, gestión, organización o capacidad de orden. Del mismo modo, “es esencial que una buena secretaria disponga de habilidades sociales, como cortesía, saber estar, tacto y empatía”, comenta Elisa del Pino, Presidenta del Consejo Profesional del Secretariado y Directora del claustro de profesores del Máster organizado por SecretariaPlus.

Más directores hombres que mujeres
“Organización, gestión, empatía, orden,…

son cualidades, que, muy posiblemente, son innatas en las mujeres, es una de las causas de que las secretarias sean mayoritariamente mujeres, su capacidad para el orden y el control” apunta del Pino. Sin embargo, puede haber otras causas que justifiquen el hecho de que sea una profesión eminentemente femenina.

El 80 % de los directores generales son hombres. Los puestos de responsabilidad siguen estando ocupados principalmente por hombres y, tal y como apunta, del Pino “muchos hombres confiesan que a muy pocos les gusta trabajar con hombres como colaboradores, prefieren que sean mujeres”.

La secretaria como la chica para todo se ha terminado

Coordinar la agenda del jefe, atender llamadas, trámites burocráticos, son las tareas que, hasta el momento eran las habituales en la profesión de secretaria. Sin embargo, los tiempos han cambiado, y además, de éstas, la evolución del mercado exige nuevas funciones y conocimientos que hacen de la secretaria un profesional “todo terreno”. Pero, ¿cuáles son esas nuevas funciones que desbancan por completo la idea de la secretaria “florero”? “La tecnología ha hecho necesario un cambio en la profesión y actividades administrativas muy rutinarias han dado paso a otras que implican gestión, negociación, resolución de conflictos.

En realidad es una actitud para asumir funciones con absoluta responsabilidad. Hoy en día los directivos buscan apoyo a su gestión y eso lo consiguen a través de ayudantes muy preparadas”, afirma Elisa del Pino Presidenta del Consejo Profesional del Secretariado y Directora del claustro de profesores del Máster Internacional Ejecutivo para Ayudantes de Dirección y PA (Personal Assistants) organizado por SecretariaPlus. Y es que la secretaria actual ha pasado de sólo atender llamadas a ser miembro con voz y voto y gran poder de decisión en los comités de dirección.

Elisa del Pino advierte de la necesidad de adaptarse a la demanda a través de la adquisición de nuevos conocimientos en las materias demandadas en el mercado actual, “la secretaria actual debe formarse en habilidades directivas, organización y planificación, por supuesto estar al día en los avances tecnológicos, no olvidar la siempre asignatura pendiente de los idiomas, pero insisto, el futuro de la secretaria pasa por gestionar con eficacia determinadas competencias que hasta ahora estaban exclusivamente en manos de los directivos”.

Según un estudio elaborado por secretariaplus .com el profesional del secretariado tiene un nivel de formación más alto, así el 74 % de las secretarias tiene estudios universitarios o de secretariado. Sin embargo, los retos actuales de la economía exigen profesionales que se adapten a todas las situaciones, “en estos tiempos que corren, apuesto por formación continuada, los más preparados y mejores aguantarán mejor el tirón, por eso no podemos “dormirnos en los laureles”.

‘Chica para todo’
Por este motivo, ya se ha roto con mitos como el de “chica para todo” de la secretaria, “se ha terminado con la idea de pensar que ser secretaria es fácil y el confundir cualquier otro trabajo administrativo con las funciones de una secretaria ejecutiva”.

Temas financieros, labores de recursos humanos, apoyo al departamento comercial, asistencia a comités de dirección, puesta en marcha de temas de calidad y medio ambiente, organización de actos o prevención en riesgos laborales son algunas de las nuevas funciones o responsabilidades de la secretaria actual. Dichas funciones suponen una formación que contemple habilidades como: management, recursos humanos, marketing o negociación.

Para responder a esta demanda de secretarias más preparadas y formadas en nuevas habilidades, SecretariaPlus organiza el Máster Internacional Ejecutivo para Ayudantes de Dirección y PA (Personal Assistants). El Máster presenta sus convocatorias de Madrid (9ª promoción), Bilbao (2ª promoción), Barcelona (9ª promoción) y Valencia (5ª promoción).

El programa formativo comprende las técnicas más avanzadas en Secretariado Ejecutivo y Dirección y cuenta con un claustro de más de 25 profesores profesionales y expertos. Una vez finalizado el máster, el alumno obtendrá el título de Máster Internacional Ejecutivo para Ayudantes de Dirección y Personal Assistants. Titulación avalada por el Consejo Profesional del Secretariado, Secretariaplus y la entidad colaboradora en cada una de las ciudades en las que se celebra el Máster.

Aumento de sueldo por el incremento de funciones

Según la comunidad profesional Secretariaplus, un 48 % de las secretarias considera que su trabajo no está bien remunerado y que el aumento de funciones no ha ido en consonancia con el sueldo. En función de los datos aportados por la representación del colectivo profesional, aproximadamente el 50 % de las secretarias siente que su trabajo no está lo suficientemente reconocido ni valorado. Al mismo tiempo, un 48 % piensa que el sueldo que perciben no ha ido en consonancia con el aumento de funciones que han tenido. El sueldo medio de una secretaria se cifra en unos 30.000 euros anuales, siendo el sector farmacéutico el mejor remunerado.

Entre las reivindicaciones que realizan las secretarias están: sueldos que no están acordes con el aumento de las funciones, desigualdades laborales con respecto a sus compañeros y problemas a la hora de encontrar un nuevo empleo por el hecho de tener hijos pequeños.

Reivindicaciones del colectivo de secretarias
– El 65 % de las secretarias asume que en su empresa no tiene posibilidades de promoción. Al parecer, según los datos recogidos por secretariaplus las decisiones de las mujeres son más cuestionadas que la de los hombres. Y sin duda, la mujer que consigue estar en las cotas altas de poder de la empresa, lo ejerce de forma diferente que su compañero varón. Según las secretarias los hombres ejercen el poder con autoridad y las mujeres con habilidad.

– Otros aspecto que sigue sin estar normalizado en los procesos de selección de las empresas es el hecho de que la mujer tenga hijos. En los procesos de selección se valora positivamente que el hombre tenga hijos y en el caso de las mujeres, se valora negativamente cuando éstos son pequeños. Sin embargo, la baja por paternidad está mal vista entre los hombres, hasta el punto que solo es solicitada por un 5 % (exceptuando la de 15 días por nacimiento de un hijo).

Yolanda Álvarez, Directora General de Profesionalia considera que la mujer trabajadora tiene que demostrar siempre mucho más que un hombre para llegar donde éste llega. Por otra parte, apunta que la maternidad aun se percibe como un escollo a la hora de contratar a una mujer, debido a la falta de planificación de las empresas y la mala gestión de las bajas por maternidad. Esta dificultad es más acusada en España, puesto que las bajas por maternidad son más cortas que en otros países de la Unión Europea, así como las paternidad se solicitan con una mayor frecuencia que en España.

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