Cómo ser más eficaz con el correo electrónico

¿Has tenido problemas a la hora de enviar correos de trabajo? ¿Utilizas este canal de comunicación para temas personales? Hoy en día el correo electrónico es una herramienta indispensable dentro del ámbito laboral. La eliminación de las barreras geográficas, la inmediatez del envío y el carácter gratuito del mismo son factores clave que han provocado un uso cada vez más habitual e indispensable para la gestión diaria por parte de las empresas. Sin embargo, es posible que en ocasiones se use el correo para un ámbito exclusivamente personal lo que puede, a largo plazo, acarrear problemas. Por una parte, porque el tamaño de algunos archivos adjuntos puede saturar nuestro correo y por otra, porque nos puede distraer y hacer que obviemos correos de trabajo más importantes y que exigen una rápida respuesta.

Consejos para usar el correo

El portal de empleo Monster ha intentado dar una respuesta a las dudas de los trabajadores, analizando cuál es el uso correcto del correo de trabajo. Así, la cotidianeidad con la que recurrimos al correo y también el ritmo de trabajo que llevamos, puede provocar a veces que redactemos emails en los que la información no esté bien detallada, lo que puede dar lugar a confusiones. O que incluso utilicemos un lenguaje excesivamente coloquial.

Para aprovechar por completo las oportunidades que ofrece esta herramienta de comunicación, ofrecemos a continuación unos consejos básicos respecto al uso del correo electrónico que permitirán ahorrar tiempo y recursos:

1. Hay que evitar utilizar el correo de la empresa para temas estrictamente personales: No está bien visto que se use el correo del trabajo para resolver gestiones personales. Además, puede distraer y hacer perder un tiempo que se debería utilizar para gestionar temas de trabajo.¡ 2. Hay que utilizar el email sólo cuando sea necesario: en ocasiones se recurre a esta vía para mantener conversaciones con los compañeros, o simplemente recordar algo. En estos casos se podría comunicar de manera personal o también telefónica. De esta manera evitamos colapsar la bandeja de entrada con emails que no son realmente importantes.

En la redacción y composición del texto debe utilizarse siempre un estilo y un tono correcto, acorde con la relación laboral que exista con el receptor del mismo. Hay que evitar las abreviaturas, exclamaciones o frases cortas que pueden resultar poco claras o dar lugar a equivocaciones.

No hay que utilizar este canal para criticar a superiores o compañeros, pues no se sabe si en algún momento esta información puede llegar hasta ellos.

Mantener limpia y actualizada la bandeja de entrada para lograr una mayor eficiencia y mejor organización del tiempo dentro del horario laboral.

Diez trucos para gestionar y mantener organizado el e-mail

Uno de los principales retos en muchos trabajos reside en manejar grandes cantidades de datos y no caer en el desorden y la ineficacia, puesto que hoy en día podemos acceder con facilidad a todo tipo de informaciones a través de las nuevas tecnologías, pero esto puede llevarnos a acumular información sin criterio y a perder tiempo a la hora de gestionarla.

El desafío está en clasificar, filtrar, organizar, desechar y asimilar las grandes cantidades de datos a las que nos exponemos diariamente. Con el fin de ayudar en esta tarea, Randstad, el grupo holandés de recursos humanos y soluciones de trabajo, ha elaborado una lista con diez consejos para gestionar mejor el correo electrónico:

No comprobar el correo cada pocos minutos

Si no estás mirando constantemente si han entrado nuevos mensajes, serás mucho más eficaz y estarás más centrado en el trabajo que desarrollas. Con este objetivo, desconecta el aviso automático de entrada de nuevos mensajes.

Utiliza las carpetas

La mayoría de los programas de e-mail permiten crear carpetas y subcarpetas para clasificar el correo. Esto, por norma general, hace que encontrar los mensajes que buscas sea después mucho más sencillo.

Contesta a unas horas específicas

Es una buena práctica hacer seguidas las cosas similares. Al igual que para leer los mensajes, reserva momentos específicos de manera sistemática en la planificación del día para contestarlos, y así emplearás menos tiempo en esta tarea y ganarás en eficacia. Para ello, márcate intervalos de unas dos horas para ir respondiendo a los mensajes.

Haz plantillas

Si tu programa de correo electrónico permite elaborar plantillas, aprovéchalo. Con esto te ahorrarás mucho tiempo para aquellas respuestas que requieren la misma información o similar de forma habitual.

Cortar, copiar y pegar

Unas de las herramientas más poderosas y sencillas de usar que ofrecen los sistemas operativos actuales son las relacionadas con la edición no lineal, lo que se traduce en cortar texto o datos y pegarlos en una parte u otra de un documento u otro, jugando con los datos sin riesgo de tener que elaborar todo de nuevo o perder la información, ahorrando así tiempo de mecanografía.

Marca con una bandera los mensajes que son asuntos pendientes

Aunque en ocasiones te parezca que la cantidad de mensajes marcados con banderas te supera, ésta es una de las maneras más prácticas para seguir la pista de los mensajes que requieren mayor atención pero que no pueden ser atendidos en el momento. Hay programas de correo electrónico que permiten además incluir un recordatorio con la descripción de la acción y el tiempo y la fecha para ejecutarla.

Establece reglas

Muchos programas de e-mail permiten clasificar automáticamente el correo electrónico según entra. Esto es posible gracias a una serie de criterios que establece el usuario del programa, basados en el contenido, la dirección de correo electrónico del remitente, la dirección a la cual es enviado, etc. Entre las reglas que puedes establecer está la codificación de los mensajes por colores o su envío a una carpeta determinada, incluyendo la de elementos eliminados.

Elimina a discreción

No hay nada que deje más limpia y libre tu bandeja de entrada que suprimir el correo electrónico que no necesitas.

Examina y organiza también tu carpeta de elementos enviados

Muchas personas guardan en esta carpeta todos los mensajes que han enviado durante meses o años, cuando una parte importante de estos e-mails no necesitan ser archivados ni implican ninguna acción. De los mensajes enviados de los que necesites guardar una copia, hazlo por receptor o por fecha de envío.

Personaliza tu programa

La mayoría de las personas explotan sólo entre el 20 % y el 30 % de las posibilidades que ofrecen los programas de e-mail. Sólo con elevar este porcentaje al 50 % te sorprenderás del incremento de tu eficacia. Si inviertes algo de tiempo en aprender cómo funcionan estas herramientas y en personalizar el programa para que funcione de la manera que te sea más útil conseguirás mayores mejoras y ventajas.

Así son los errores más comunes cuando mandas un mail

No hace falta echar la vista muy atrás para recordar cómo eran las comunicaciones hace no más de una década si echamos la vista hacia atrás. Antes, el correo ordinario, el teléfono y los faxes eran las herramientas más habituales para comunicarse, siendo mucho más lentas, costosas e ineficaces. Hoy, el correo electrónico se ha convertido en el protagonista de todas las comunicaciones en el mundo, tanto en círculos profesionales como en los personales. A pesar de las declaraciones de Ray Tomlinson, creador de e-mail (para cosas importantes, el correo convencional), actualmente, miles de reuniones, acuerdos, alianzas, contratos, entre otros, se cierran con esta herramienta pero, ¿cuántos errores se comenten en estos correos?, ¿transmitimos con suficiente claridad nuestro mensaje?

Después de consultar a los expertos del portal Trabajando, destacan una serie de consejos para mejorar en la herramienta de comunicación más importante de la actualidad.

Antes de comenzar a redactar un correo, se deben tener claro las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el motivo del mensaje?

• ¿Quiénes son los destinatarios del mensaje?

• ¿Qué queremos obtener de ellos?

• ¿Por qué deben estar de acuerdo con nosotros?

La importancia del asunto

No hay que olvidar rellenar este importantísimo campo, es la columna vertebral de nuestro mensaje. Cuando abres tu correo a primera hora de la mañana, lo primero de todo es priorizar dichos mails y aquellos que no tengan asunto, perderán toda importancia.

Cuidar el tono

Siempre que se mande un mail, hay que ponerse en el lugar del destinatario, tú eres el único que sabe lo que quiere comunicar, por ello hay que explicar todos los detalles. Evita las ironías y las bromas para no llegar a malentendidos.

La estructura

Los mails tienen que ser atractivos, claros y concisos. En los correos largos y sin ritmos, el mensaje que se transmite se debilita y no consigue tener el impacto deseado.

No descuidar la gramática ni la ortografía

Los correo no son mensajes de móviles, aquí no hay límite de caracteres, por lo que hay que conservar un estilo ortográfico coherente.

Evitar errores con la CCO

Este campo es bastante arriesgado, además si el destinatario responde a todos en el correo, se destapa el historial real.

Utilizar el Responder

Siempre hay que intentar usar esta opción para hacerle llegar a nuestro destinatario el correo inicial al que se responde, así mantendrás siempre el hilo de la conversación y evitarás malentendidos.

Intentar personalizar los mails

Este detalle quedará como un gesto de compromiso y acercamiento hacia la persona receptora del correo, generará un clima de mayor confianza.

El e-mail es una de las mayores fuentes de comunicación que existe en nuestra sociedad, pero también una de las más poderosas. Nos ayudan a informar, y estar informados, pero con un mal uso del mismo, puede convertirse en una fuente de problemas: un mensaje mal interpretado en el ámbito profesional, puede dañar enormemente la relación entre dos compañeros, o no responder de forma rápida puede ser entendido como una falta de interés, dice Sergio Picciolato Director de HR Consulting España.

En dos años mandaremos más de 200 correos diarios

Un reciente informe elaborado por Radicati calcula que para 2013 los usuarios corporativos enviarán y recibirán una media de 219 correos electrónicos durante su jornada laboral, lo que equivaldrá a una media de 31 megabytes de datos por persona al día. Esta situación impulsará la necesidad de implementar sistemas de gestión de archivos de correo que faciliten localizar la información, clasificar los documentos y aplicar medidas más eficaces de retención. Pero no es la única. También habrá que mejorar los sistemas de protección de datos, implantar en las empresas la figura del gestor de información o el avance del cambio a la ‘nube’ con el cloud computing.

Cada año trae consigo un aumento en el volumen de la gestión de archivos y registros por parte de empresas privadas y organismos públicos, junto con una importancia creciente de nuevos soportes y herramientas. La empresa de gestión y protección de la información Iron Mountain considera que las principales tendencias en las relaciones de los trabajadores con las tecnologías de la información se enfocarán en los siguientes puntos:

1. El uso del correo electrónico continuará creciendo
Las empresas están empezando a reconocer el correo electrónico como una forma de comunicación formal que requiere una correcta gestión, tal y como sí se tratara de información física. 2. La protección de datos estará cada vez más regulada

Las regulaciones relacionadas con la gestión de la información en materia de protección de datos continuarán creciendo en 2010, y especialmente las relacionadas con todo lo referente a los datos de carácter personal. Esto hace necesaria una mayor evaluación de riesgos en este terreno por parte de las empresas, que deberían incluso considerar la imposición de sanciones a las personas que no cumplan con la legislación. Cada vez más, los Responsables de Gestión de la Información, Responsables de Calidad y Responsables Legales deberán trabajar de forma conjunta para desarrollar un sistema de gestión de la información sin riesgos y con un coste adecuado.

3. Los Directores de Archivos como Gestores Globales de Información

La información corporativa está sujeta a un número creciente de regulaciones en diferentes lugares del mundo; ello provocará que el papel del Director de Archivos de una compañía cambie para adaptarse a los requerimientos legales y reducir los riesgos, lo que le convertirá de facto en Manager Global de Información. Como tal, deberá trabajar estrechamente con el Departamento Legal, con el Responsable de Gestión de la Información, con el Departamento de Calidad y el Departamento Financiero para controlar todos los aspectos de gestión de la información en cada país.

4. La Nube se convertirá en el mayor archivo del mundo

Los beneficios de albergar información en servidores externos -lo que se conoce popularmente como Cloud Computing- continuarán haciéndose evidentes: al necesitar menos recursos físicos como instalaciones y hardware, y menores inversiones en IT, son una opción cada vez más atractiva para el archivo de documentos, copias de seguridad o toda la gestión de información en soporte electrónico. El único aspecto que sigue frenando su popularización son las dudas en el terreno de la seguridad, lo que convierte en crucial que las empresas seleccionen a un proveedor fiable y con experiencia en este terreno.

5. La externalización no se detiene

La estrategia de externalización que están utilizando hoy en día las compañías en todos los mercados verticales, se revela como una herramienta eficaz para lograr una reducción de costes y una correcta gestión documental. Según datos de la consultora IDC, el volumen mundial de datos digitales alcanzará este año los 998.000 millones de gigabytes. Este incremento se debe principalmente a los nuevos requerimientos legales y al continuo crecimiento del volumen de información que se maneja a diario.

La mitad de nuestro correo electrónico está lleno de basura en forma de spam

A pesar de que el spam ha disminuido en los últimos meses, su tasa de envío sigue siendo elevada en España. Surgen nuevos virus, pero el spam tradicional sigue copando la mayor parte del correo no deseado enviado. Tanto es así que el 50 % de la totalidad del correo electrónico que circula en España es spam.

Tal y como se destaca desde antispameurope, empresa especializada en la gestión de la seguridad del correo, el correo basura o spam sigue siendo muy elevado en España. Según datos del Instituto Nacional de Tecnologías de la Comunicación (Inteco), en España se calcula que estos mensajes suponen entre el 35 y el 50 % de la totalidad del correo.

A pesar de estos datos, en los últimos meses el spam ha disminuido de forma considerable. Han surgido nuevas formas de enviar spam y nuevos virus informáticos, pero el spam “tradicional” sigue siendo el imperante. Así, el phising, los enlaces maliciosos, los datos adjuntos con virus, anuncios fraudulentos de medicamentos y ofertas de empleo falsas, siguen siendo los tipos de spam más utilizados. Del mismo modo, uno de los “correos basura” tipo más empleados sigue siendo la Newsletter falsa. Los spammers utilizan una plantilla de una Newsletter que el usuario del correo suele recibir normalmente y modifica los links de la misma, enlazándola a websites peligrosos. Se trata de una forma muy peligrosa de spam, puesto que el usuario puede caer fácilmente en la trampa y “linkar” en las noticias que le interesen. Una vez el destinatario del correo accede a la web, se descarga malware que automáticamente infecta el ordenador del usuario.

Final de año: más spam
Asimismo, tal y como se destaca antispameurope, cuando se acerca el final de año, los creadores de spam lanzan nuevos ataques con el fin de propagar engaños en la red y conseguir dinero. Esto no sólo concierne a los que conocemos como spammers reales, sino que también concierne a aquellos que envían correos publicitarios. Como por ejemplo, recibir newsletters de empresas cuya relación comercial se rompió hace años. En los últimos años, y, debido a la crisis, la cantidad de envíos publicitarios a través de e-mail sin que estos hayan sido solicitados, ha sido mucho mayor. Esto puede resolverse con la utilización de listas negras individuales.

El final de año trae consigo también el envío masivo de felicitaciones de Navidad. Utilizando esta tradición, cada vez más extendida, del envío de felicitaciones online, los spammers aprovechan para crear felicitaciones falsas. Muchas de ellas contienen enlaces a páginas webs infectadas. Otra de las vías es preguntar al usuario que instale un programa, tipo flashplayer o decodificador para así poder ver la tarjeta. Con esta instalación, se inicia la infección del ordenador. Pese a que muchas de estas e-cards son fáciles de identificar, puesto que vienen de un remitente anónimo, otras no lo son tanto, puesto que los spammers suplantan la identidad de alguno de los contactos del usuario.

Por fin es viernes… ¿vas a mirar este fin de semana el correo electrónico del trabajo?

La mitad de los ejecutivos españoles consulta el correo electrónico durante sus días de descanso. El servicio de empleo de alto nivel Experteer ha preguntado a 1.355 ejecutivos y directivos de España, Francia, Italia, Suiza y Alemania cuál es su relación con el trabajo durante sus días de descanso. Más del 49 % de los ejecutivos españoles reconoce consultar su correo electrónico al menos una vez al día y sólo un 48,7 % considera que es capaz de desconectar de sus responsabilidades durante las vacaciones. En la comparativa europea, los que mejor logran desconectar de sus responsabilidades son los directivos alemanes con un 61,6 %, seguido por los ejecutivos suizos, con un 58,7 %. Con un poco más de distancia los franceses (48,6 %) y los que parece que tienen más dificultad por desconectar son los directivos italianos, con un 43 %.

Entre los ejecutivos europeos, hay una gran diferencia en cuanto a leer los correos electrónicos profesionales durante las vacaciones. Mientras que la mitad de los directivos italianos (49,6 %) y españoles (49,2 %) lo consulta al menos una vez al día, sólo un 29 % de los ejecutivos alemanes accede a su correo electrónico en sus días de descanso. En término medio se encuentran los franceses (40 %).

En líneas generales y a pesar de las diferencias entre países, los ejecutivos europeos no extrañan la oficina cuando están de vacaciones. Sólo el 13,9 % ha reconocido que echa un poco de menos la oficina.

Smartphone y Tablet: las nuevas tendencias se confirman, incluso de vacaciones
La Tablet PC gana adeptos: los directivos europeos se la han llevado el doble que en 2011. Mientras que el año pasado un escaso 11 % contó con ella, este año un 23,9 % viaja con Tablet durante sus días de descanso. Por otro lado, un 44,9 % de los directivos europeos opta por llevarse el ordenador portátil.

Para los ejecutivos y directivos europeos, el compañero de viaje más importante sigue siendo el teléfono móvil. En este sentido, en todos los países se revela un cambio de tendencia del “tradicional” teléfono móvil al Smartphone. El uso de este último ha aumentado más de 13 puntos (de 46,83 % a 60,41 %) en un año.

¿Puede mi empresa vigilar la cuenta de correo que tengo del trabajo?

¿Las empresas pueden vigilar el correo electrónico corporativo de los empleados? Hasta ahora debía advertir previamente a los trabajadores por escrito, pero tras la sentencia del Tribunal Constitucional 170/2013 del pasado 7 de octubre se han introducido matices. “Hay diferencias respecto a la anterior normativa en cuanto a la potestad empresarial de controlar el contenido de los correos electrónicos que manden y reciban los empleados utilizando cuentas corporativas; es decir, facilitadas por la propia empresa”, explican desde MassMedia Assistants.

Hasta el reciente pronunciamiento del Tribunal Constitucional, la jurisprudencia señalaba la potestad por parte del empresario de vigilar el correo electrónico de sus empleados siempre que, con carácter previo, hubieran advertido a los mismos mediante una circular o un comunicado interno de la posibilidad de ser sometidos a ese tipo de control. Asimismo se exigía que ese aviso previo fuera unido a la prohibición expresa de utilizar los medios informáticos para fines diferentes a los estrictamente laborales.

Basta con advertir en el convenio que el mail laboral no puede usarse para otras cosas
El cambio introducido por el Tribunal Constitucional consiste en que la advertencia prohibiendo el uso de los medios informáticos para fines distintos a los laborales no necesariamente debe realizarse mediante una comunicación interna específica, bastando con que la misma aparezca en el convenio colectivo aplicable.

“El matiz es importante, porque lo normal es que una comunicación interna sea leída y comentada por todos los empleados de una empresa, mientras que el porcentaje de empleados que conoce el contenido del convenio colectivo que se les aplica es, en la mayoría de los casos, residual”, señalan desde MassMedia Assistants.

Sentada esta base, el Tribunal Constitucional razona que la existencia de una advertencia de esas características implica que el trabajador no puede mantener razonablemente la expectativa de que las comunicaciones que realice con el correo electrónico de la empresa sean confidenciales y, por consiguiente, nunca podrá entender vulnerado su derecho a la intimidad y al secreto de las comunicaciones, pues está haciendo uso de un medio respecto del cual sabe de antemano que el empresario puede realizar una labor inspectora, pues así se lo ha hecho saber este último.

“Entendemos que la reciente Sentencia del Tribunal Constitucional tiene un importantísimo componente de valoración específica de las circunstancias del caso concreto analizado, que no necesariamente pueden ser aplicadas automáticamente a otros supuestos que no sean idénticos”, añaden desde MassMedia Assistants.

Sospechas de un empleado que filtra información confidencial
Así, el asunto enjuiciado se refiere a un caso en el que la empresa tenía sospechas de que el empleado en cuestión estaba filtrando información confidencial a empresas competidoras, y para probar tales hechos, llevó a cabo varias iniciativas de investigación entre las que se incluyó el análisis de todos los correos enviados y recibidos en la cuenta de correo corporativa del empleado. El Tribunal Constitucional, por tanto, ha tenido que analizar la oportunidad, idoneidad y proporcionalidad de la medida adoptada por la empresa en unas circunstancias muy concretas, para finalmente concluir que no ha existido vulneración de los derechos a la intimidad y al secreto de las comunicaciones.

Asimismo el Tribunal Constitucional ha tenido que hacer una valoración específica de los correos electrónicos que suscitaron la controversia para analizar si alguno de ellos reflejaba aspectos específicos de la vida personal o familiar del trabajador, al objeto de analizar la posible vulneración del derecho a la intimidad del trabajador.

Por tanto, si bien el Constitucional refrenda el derecho del empresario a fiscalizar el correo de sus empleados en cuentas corporativos existiendo información previa al empleado (la novedad es que el aviso puede hacerse a través del convenio colectivo), también deja claro que no toda conducta de este tipo está exenta de vulnerar los derechos constitucionales de la intimidad y el derecho a las comunicaciones.

Muchas veces, incluso, las empresas que nos van a contratar nos vigilan antes de contratarnos.

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