Cómo lograr que las reuniones sean productivas

Ver salir un grupo de gente de las reuniones de personal cuestionándose si ha servido para algo es una estampa habitual en muchas empresas. Por ello, Proudfoot Consulting ha proporcionado una serie de claves para que las reuniones en las empresas no supongan una pérdida de tiempo y redunden en una mejora de la productividad. En el estudio realizado sobre las reuniones de 235 empresas a nivel mundial, Proudfoot Consulting, líder mundial en servicios de consultoría operativa, ha quedado al descubierto que menos de la mitad de las empresas (41 %) cuenta normalmente con una agenda de reunión bien planificada antes de llevarla a cabo. Otros datos relevantes muestran que sólo un 38 % de las empresas siguen claramente esta agenda previamente estipulada y se enfocan en los temas que allí aparecen, y que sólo un 13 % lleva a cabo un plan de acción de revisión posterior sobre los asuntos tratados antes de que la reunión llegue a su fin.

Luis Wilhelmi de Cal, vicepresidente de Proudfoot Consulting, considera que “hacer reuniones que no cumplen ciertas características de base supone una tremenda pérdida de tiempo y de productividad en una empresa”. A la luz de los resultados de la encuesta, Proudfoot ha establecido siete principios básicos para conseguir que las reuniones sean efectivas:

1- Piense antes de convocar una reunión: en primer lugar, hay que reflexionar sobre la pertinencia y relevancia de la misma. Si es el caso, además es necesario que las partes implicadas estén de acuerdo en la finalidad de la reunión.

2- La importancia de una buena agenda: además de una agenda bien planificada, es necesario que haya sido preparada y enviada a los participantes con suficiente antelación.

3- Respetar el tiempo de los demás: la puntualidad es esencial, o de lo contrario puede perderse información vital. También es imprescindible establecer con claridad la hora de término de la reunión, para ayudar a la planificación del personal y minimizar la pérdida de tiempo. Uno de los mayores problemas que Proudfoot ha registrado en las respuestas a su encuesta ha sido la constante interrupción de las reuniones, tanto por personal que llega tarde como las interrupciones por las llamadas a los teléfonos móviles. La regla de oro es apagar todo durante una reunión, o como mínimo activar el modo vibrador del teléfono.

4- Las reuniones deben ser precisas: hay que ceñirse a los puntos estipulados en la agenda y abrir un turno de preguntas para otras cuestiones. También es útil resumir los puntos tratados antes de finalizar la reunión.

5- Antes de la acción, la organización: es imprescindible determinar un organizador de la reunión y ofrecer todas las instrucciones necesarias para llevarla a cabo.

6- Claridad: las reuniones deben servir para aclarar las acciones, responsabilidades y tiempos de entrega de las nuevas tareas encomendadas.

7- Seguimiento: para que el proceso sea enriquecedor para la empresa, hay que proceder a una revisión posterior de las tareas y evaluación de las mismas. Ruth Parkinson, marketing manager en Proudfoot Consulting Londres, afirma que “en parte, la razón por la que las reuniones fallan es que los managers o responsables de equipo que los organizan olvidan lo fundamental. A veces, no hay ningún tipo de agenda, límite de tiempo, las personas que han tomado parte no se leen los puntos de acción a medida que salen, la gente llega tarde y muchos atienden llamadas telefónicas durante las mismas.” Luis Wilhelmi, no obstante, incide en que “lograr que el personal conozca y comprenda las reglas básicas para mantener reuniones no es suficiente per se: las personas también tienen que comprender cuándo organizar una reunión, con quién y con qué finalidad. Sin este conocimiento vital, cualquiera con autoridad es capaz de tomar decisiones subjetivas con el resultado de que las reuniones tendrán lugar arbitrariamente. Es imprescindible tener un sistema operativo de gestión que permita establecer, en términos claros y sin ambigüedades, los propósitos y los objetivos de cada unidad de negocio, y esto debe reflejarse en las reuniones que se llevan a cabo. Porque, en resumidas cuentas, las reuniones son potentes herramientas de comunicación interna que son imprescindibles para la buena marcha de la empresa”.

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