Así se prepara una reunión online correctamente

Hoy en día y cada vez más, la conferencia web se ha convertido en una buena herramienta para organizar reuniones de trabajo, impartir formación a los empleados, o para realizar presentaciones comerciales. Además, de la ventaja obvia de la ubicuidad (pueden mantenerse reuniones con personas ubicadas en cualquier punto del mundo al mismo tiempo), se añaden ventajas como el ahorro de costes y de energía. Sin embargo, muchas compañías desconocen que, en este tipo de comunicaciones, hay que tener en cuenta una serie de códigos de conducta y comunicación propios de la reunión online. Asimismo, igual que se prepara una reunión “real”, la reunión “virtual” exige una planificación concreta que tiene mucho que ver con el tipo de tecnología que se utiliza.

Que las reuniones a través de soluciones de conferencia web son cada día más frecuentes, es un hecho. Sin embargo, muchas empresas desconocen los códigos de comunicación y la preparación que hay que tener en cuenta para que esas reuniones online sean productivas. Aquí te damos consejos para que ningún detalle quede al azar:

Preparar la sala

El hecho de que la reunión sea online no significa que debamos descuidar la sala en la que realizaremos la reunión. Hay que tener en cuenta el plano que escogeremos para que nos vean nuestros interlocutores y, partiendo de él, cuidar la presencia de la sala. Así, no da una buena imagen el hecho de tener chaquetas colgadas detrás o elementos que puedan distraer en la comunicación. Por otro lado, “es muy importante disponer de una correcta iluminación y estar seguros de que nadie nos interrumpirá durante el transcurso de la reunión”, comenta Robert Strobl, Socio Fundador de Digital Samba, empresa especializada en soluciones de software para conferencias web.

Preparar el ordenador

Puesto que una de las herramientas imprescindibles a la hora de mantener una reunión online es el ordenador, hay que preparar mucho que todo funcione correctamente y que todos los ficheros y documentos que queremos mostrar en la reunión están a mano y disponibles. Poro este motivo, es conveniente reiniciar el ordenador para evitar posibles problemas. “Pese a que la conferencia web no requiere de instalación de ningún tipo en el ordenador, sigue siendo conveniente reiniciar nuestro ordenador para prescindir de esperar innecesarias”, comenta Strobl. Por ejemplo, la nueva versión del software de Digital Samba incluye un “Media Library”, una función que permite crear una biblioteca de archivos online, de forma que esté toda la documentación lista para una reunión o presentación, lo que reduce el esfuerzo de preparación.

Conexión a punto

La conferencia web dispone de diversas ventajas, y una de ellas es la ya anteriormente descrita: es un tipo de tecnología que no requiere ningún tipo de descarga ni de instalación. Sin embargo, sí que tenemos que tener muy en cuenta la conexión que tengamos. Por eso, en el momento de realizar la reunión online “es primordial tener a punto nuestra conexión a la Red, asegurándonos que no está saturada, por lo que hay que evitar que exista un gran tráfico de datos en el momento de la reunión”, afirma Robert Strobl. La estrategia tecnológica de cada empresa tiene que tener muy en cuenta este medio de comunicación que es Internet y, por tanto, invertir en líneas de Internet adecuadas con sus necesidades y con un ancho de banda suficiente para cada usuario de la conferencia web. Sin duda, la falta de conectividad es uno de los enemigos más grandes de la productividad de las reuniones.

Ser visto y oido

Tan importante como el ancho de banda son los dispositivos de vídeo y audio de buena calidad. Si se usa la conferencia web diariamente, es necesario disponer tanto de una buena webcam, como en unos cascos adecuados. Contar con los dispositivos adecuados, permite una calidad de conversación mucho mayor y que sea más productiva.

Lo mismo podemos decir de los materiales de presentación que se van a utilizar en la reunión online. Los documentos tienen que estar debidamente preparados para transmitir una imagen de profesionalidad. Como sucedería en una reunión presencial, errores en la gramática y en la ortografía afectarán de forma negativa al mensaje.

Cuidado con los “off the record”

En una reunión online es muy importante tener en cuenta que, “aunque no estemos en el turno de participación, es posible que nuestro micrófono esté abierto y que se “cuelen” frases que no queremos que se escuchen o incluso, ruidos como silbidos, suspiros o, simplemente, golpes con el boli en la mesa, por poner un ejemplo” apunta Strobl, a lo que añade “todo esto, además de provocar situaciones que pueden ser embarazosas, distraen e interrumpen la reunión. Por eso, lo mejor para evitarlo es cerrar nuestro micrófono cuando no estemos participando”. Sin embargo, hay que tener en cuenta que un buen micrófono para vídeo conferencias tipo casco, reduciría casi completamente este tipo de ruidos. Aún así, es necesario tener presente, tal y como lo haríamos en una reunión presencial, un nivel de protocolo. Por ejemplo, masticar chicle, toser encima del micrófono, arruinaría cualquier presentación, aún cuando estuviera perfectamente preparada.

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